Библиотека за управление

Характеристики на оценката на информационните системи

Лев Вилков, Виктор Таратухин Главата от книгата "Управление на процесите"
Издателство " Ексмо "

11.1.1. Парадоксът на ИТ продуктивността

Намаляването на цените на информационните технологии (ИТ), от една страна, и едновременно повишаващите се цени на основните фактори на производството, от друга страна, отдавна е достатъчно за обосноваване на инвестициите в ИТ за управлението на дружествата. Например, ако в началото на 80-те години делът на ИТ инвестициите беше около 15% от общата инвестиция на американските компании, в края на 90-те години техният дял беше почти 50%. В световен мащаб компаниите харчат около 2 трилиона долара годишно. долари за ИТ. В същото време от дълго време се смяташе, че ръстът на производителността в резултат на прилагането на ИТ се постига почти автоматично.

Изчерпателното и всеобхватно прилагане на ИТ обаче повдигна въпроса за обосновката на неконтролираните ИТ инвестиции. Многобройни проучвания през 80-те и 90-те години анализираха връзката между ИТ инвестициите и ръста на производителността на предприятията. Резултатите от тези проучвания са противоречиви, вариращи от отрицателното до положителното въздействие на ИТ. Липсата или дори отрицателната връзка между ИТ и производителността стана известна като т.нар. "Парадокс на производителността" ). Солоу обобщава тези резултати в добре известната поговорка: "Виждаме компютърната епоха навсякъде, но в статистиката за производителността" (Виждаме компютърната възраст навсякъде, но не и в статистическите данни за ефективността).

Появата на парадокса на ИТ продуктивността Бриньолфсон обяснява по същество следните четири причини:

  • Грешки при измерванията на ефективността:
    Ограничената наличност на традиционни методи за оценка на добавената стойност, създадена от ИТ, води до методологични затруднения. По този начин оценката на предимствата на ИТ, отразена под формата на по-високо качество или широк спектър от стоки, може да се осъществи не винаги или често само в непарична форма. Поради това някои от предимствата на ИТ не се отразяват в статистическите данни за ефективността.
  • Смяната на времето между инвестициите и тяхното въздействие:
    Използването на ИТ възниква, като правило, с определено времево отклонение, причината за която се дължи на сложността на информационните технологии и свързаната с тях продължителна фаза на обучение на потребителите.
  • Преразпределение на печалбата:
    Това обяснение се основава на предположението, че ползите за компаниите, използващи ИТ, са, че те печелят пазарни дялове от компании, които не могат да използват ИТ ефективно. Въпреки това, общата печалба на всички компании, разбира се, не се променя. По този начин ИТ се превръща в един от ключовите фактори за конкурентоспособността на компаниите.
  • Грешки при управлението:
    Грешки при управлението се разбират като инвестиции в ИТ, които се създават без подходящ анализ на обхвата на неговото прилагане. Освен това, неефективността на ИТ често се свързва с ирационални или лични мотиви за управление.

11.1.2. Икономическа ефективност на ИТ

Икономическата ефективност е основният принцип на икономическата активност на предприятията. Неприкосновеността на този принцип се дължи на ограничените ресурси в сравнение с нуждите на икономическите субекти. Всяка от икономическите им дейности е свързана както с желаните, така и с нежеланите последици. Желаните резултати включват постигането на резултати в съответствие с нуждите / целите, с нежеланите - свързаните с тях разходи. Икономическата ефективност предполага постигане на оптимален баланс между изразходваните разходи и получените резултати.

Оптимизирането на връзката между разходите и резултатите може да се извърши в съответствие с различни принципи:

  • Принципът на минимума: постигането на даден резултат с най-малък разход.
  • Принципът на максимума: постигане на най-голям резултат при определени разходи.
  • Принципът на оптималното: на практика комбинацията от принципа на минималния и максималния е разпространена. В този случай както разходите, така и резултатите се считат за променлива, а връзката между тях подлежи на оптимизиране в съответствие с индивидуалните възгледи. Принципът на оптималното прави възможно сравняването на алтернативите, които не съответстват една на друга, нито по отношение на разходите, нито по отношение на резултатите.

Анализът на икономическата ефективност (ЕЕЕ) служи за спазване на тези принципи, предотвратявайки неефективното използване на ограничени ресурси. По този начин инвестиционните проекти на AEE (инвестиране в дълготрайни активи) са една от основните задачи на управлението на дружеството. По принцип можем да различим три интервала за извършване на такъв анализ:


Фиг. 11.1. Времеви интервали за извършване на анализ на икономическата ефективност (AEE)

Преди да вземе решение за изпълнението на инвестиционния проект, AE служи като подкрепа за вземането на решения. В този случай може да се направи сравнение на няколко алтернативни инвестиционни проекта и решението да се реализира един конкретен проект. Тази формулировка на въпроса, която е естеството на планирането, се нарича ex ante анализ. Основната трудност при анализа ex ante е необходимостта от съставяне на прогноза за очаквания резултат и очакваните разходи, като всяка прогноза винаги е свързана с известна степен на несигурност.

По време на изпълнението на инвестиционния проект ЕЕО е инструмент за мониторинг на спазването на планирания бюджет, като анализът на резултатите по правило се отдалечава на фона. Особено при реализирането на големи инвестиционни проекти с продължителност няколко години контролът на разходите е основната задача за управление на проекти. По принцип анализът, извършен след началото на проекта, се нарича ex post.

След реализацията на инвестиционния проект AEE изпълнява функцията да наблюдава успеха на проекта като цяло, по отношение на действителните разходи и резултати. Чрез сравняване на план / факт е възможно също така да се определи качеството на предварителния анализ.

В рамките на тази глава ще говорим за инвестиционни проекти от специален тип - въвеждането на ИТ системи, а терминът "Оценка на ИТ системите" е предварителният анализ на тяхната икономическа ефективност. В същото време информационните технологии (ИТ) се разглеждат като набор от хардуерни, софтуерни и мрежови инфраструктури.

11.1.3. Проблемите при оценяването на информационните системи

Сложността на оценяването на ИТ системите е от самото им естество. Както схематично е показано на Фигура 11.2, по принцип ИТ системата се състои от три компонента: човек, бизнес задача и ИТ, между които има сложни взаимоотношения. Бизнес задачата определя изискванията за възможностите и производителността на ИТ, както и за квалификацията на персонала. На свой ред ИТ предопределя допустимата свобода на действие за превозвачите на бизнес задачи и начина, по който се прилагат. Определяйки целесъобразни методи за изпълнение на бизнес задачи, човек поставя и своите изисквания към ИТ.


Фиг. 11.2. Компоненти на информационната система

Като сложни социотехнически системи , Информационните системи поставят специални изисквания към оценката на тяхната икономическа ефективност. Основният проблем на оценката на ИТ системите е, че инвестициите в ИТ не съответстват на стандартната ситуация, която се разглежда в доктрината за икономиката на предприятието. В случай на инвестиция, например в ново производствено оборудване, това е решение в структурирана ситуация, чийто обхват и изпълнение - с изключение на редките случаи - е очевидно ограничен. Всяка инвестиция може да се разглежда като поредица от разписки и плащания на пари в брой. Тяхната стойност се определя от постъпленията от продажбата на продуктите и остатъчната стойност на оборудването, разходите за придобиване и поддръжка на оборудването, както и разглеждания период от време. Освен това "класическите" инвестиции често засягат само една единица на предприятието. За да се оцени тяхната рентабилност, е достатъчно да се прилагат подходящи методи за изчисляване на възвръщаемостта на инвестициите.

Особеността на оценката на ИТ системите е, че вземането на решения се извършва в неструктурирана ситуация, при която присъствието на дефекти на въздействието и оценката е особено характерно. От гледна точка на ориентираната към решения икономическа теория на предприятието, тези дефекти са най-сериозните и показват най-голяма степен на неструктуриране на проблема:


Фиг. 11.3. Дефекти на неструктуриран проблем

  • Въздействие на експозицията:
    Оценката на ИТ системите обикновено включва несигурност относно това кои организационни единици на предприятието ще бъдат засегнати в резултат на въвеждането на ИТ системата. Не е очевидна причинно-следствената връзка между използването на информационната система и нейното въздействие върху реда на работа и върху резултатите от икономическата дейност на предприятието като цяло. Освен това често липсва прозрачност по отношение на различните начини на използване на планираната ИТ система.
  • Оценяване на дефектите:
    Ефектите от въвеждането на ИТ системата не само са трудни за разпознаване, но и за оценка на тяхната величина в количествено или парично отношение. Този дефект възниква особено при стратегическия характер на ИТ инвестициите, които често се поддават на качествена оценка.
  • Дефект на целта:
    Този дефект възниква, когато няма обективна функция на единния размер на разглеждания проблем.
  • Дефект на резируемостта:
    Този дефект възниква, ако няма оптимален метод за решаване на проблема, дори ако всички данни са налични.

В същото време трябва да се отбележи, че тези дефекти обикновено се изразяват по отношение на ползите от ИТ много повече от разходите за прилагане на ИТ. Следователно, авторите на тази глава предлагат използването на различни подходи за елиминирането им. Тъй като няма недвусмислено решение на проблема в неструктурирана ситуация, в двата случая е необходимо да се опитаме да намалим сложността на проблема чрез последователни логически отражения, като го разделим на отделни области. Така възниква въпросът за подходящ начин за структуриране на проблема, който позволява най-добрият начин за идентифициране и оценка на въздействието на ИТ системите върху успеха на дадено предприятие.

11.1.4. Механизмът на въздействието на ИТ системите върху успеха на едно предприятие

През последните десетилетия механизмът на въздействието на информационните системи върху успеха на предприятието е претърпял редица сериозни промени, които се дължат главно на разширяването на функционалността на ИТ. Ако за първи път са приложени някои местни приложения, чийто обхват е очевидно ограничен, понастоящем ИТ се разпространява в почти всички сфери на дейност на предприятието. Приложните системи все повече служат като връзка не само между отделните бизнес процеси и организационните единици в предприятието, но и извън него. Тази тенденция към интеграция и създаване на сложни информационни системи се отразява например в ERP-системите. Във връзка с това развитие става все по-трудно да се определят границите на въздействието на ИТ системите.

IT само по себе си не върши никаква полза. Следователно, въпросът за механизма на въздействието на ИТ системите има за цел да разбере чрез каква причина и въздействие ИТ системите дават положителен принос за постигането на целите на предприятието. Това е единственият начин за надеждна идентификация на ползите от прилагането на ИТ системи, както и свързаните с това разходи. Много проучвания се фокусират върху общите производствени показатели като индикатор за приноса на ИТ системите за успеха на компанията, например ръст на пазарния дял, оборота или печалбата. По принцип такава информация е много ценна, но не позволява да проследите причината за ползите от ИТ.

Barua, Kriebel, Mukhopadhyay стигат до извода, че когато се опитваме да разгледаме приноса на информационните системи на ниво предприятие като цяло, бизнес процесите неизбежно се пренебрегват, на ниво, на които се въвеждат информационните системи. Те предполагат, че в първия етап ИТ ефектите се отразяват в оперативни показатели, например време за транзит или използване на капацитета. На втория етап тези показатели засягат по-високите показатели, като пазарен дял или рентабилност. В същото време може да се изхожда от факта, че по-високите показатели са агрегиране на подчинени показатели, отразяващи преди всичко въздействието на информационните системи върху процесите на предприятието. Въз основа на това предположение Melville, Kraemer, Gurbaxani разработиха общ модел, описващ механизма на въздействието на ИТ системите върху успеха на предприятието (вж. Фигура 11.4).

Както е показано на фигура 11.4, ИТ ресурсите поддържат изпълнението на различни операции в рамките на процесите или правят възможно въвеждането на фундаментално нов ред на операциите. Увеличаването на ефективността на процесите се отразява в увеличаването на тяхната производителност, което от своя страна води до увеличаване на производителността на предприятието като цяло. В същото време редица външни за предприятието фактори влияят върху създаването на добавена стойност за сметка на ИТ: на първо място, начините за взаимодействие с бизнес партньорите, както и спецификата на бранша и страната, в която се намира предприятието.


Фиг. 11.4. Механизмът на въздействието на ИТ системите върху успеха на дадено предприятие

11.1.5. Редът за оценка на ИТ системите

Както беше представено по-горе, механизмът за възникване на ползите от ИТ се дължи на прякото въздействие на информационните системи върху процесите. Следователно структурирането на оценката на ИТ системите (основно ИТ предимства), базирано на структурата на засегнатите процеси, може да бъде отправна точка за преодоляване на дефектите на въздействието и оценката (вж. Фигура 11.3). По този начин директната ориентация към процесите, от гледна точка на авторите, е един от най-целесъобразните подходи при оценката на икономическата ефективност на ИТ системите. Предложеният процедурен модел (вж. Фигура 11.5) описва подробно процедурата за оценка на ИТ системите за изготвяне на решение за тяхното прилагане.


Фиг. 11.5. Редът на процесно ориентираната оценка на икономическата ефективност на информационните системи

GM-AVTOVAZ е сложен пример

За да се визуализира предложената процедура за оценка на информационните системи, описание на отделните стъпки на процедурния модел ще бъде обяснено с примера на компанията "GM-AVTOVAZ". Основава се на проекта за оценка на ефективността на внедряването на мобилната баркод система за резервни части в комбинация със SAP ERP система SAP R / 3 за автомобилни 4.6C, използвана в предприятието. Изборът на този проект като пример се дължи на многостранните ефекти, свързани с такова внедряване, и способността да се демонстрира различното въздействие на информационните системи върху процесите. В същото време, компактността на този проект, от гледна точка на броя на участващите организационни единици, избягва ненужните аспекти, които затрудняват разбирането на същността на процеса, ориентиран към него. Този проект бе реализиран в края на 2005 г. от Европейския изследователски център за бизнес информатика Заедно с Висшето икономическо училище с активната подкрепа на SAP ,

ZAO GM-AVTOVAZ, Togliatti, е съвместно предприятие (JV) между General Motors и AVTOVAZ, както и Европейската банка за възстановяване и развитие. Първата кола излезе от монтажната линия в края на 2002 г., а в края на 2005 г. компанията продаде повече от 130 000 автомобила. Продажбата на автомобили и резервни части се осъществява чрез развита дилърска мрежа, която обхваща 120 дилъри в 73 града на Русия и 11 в страните от ОНД.

С влошаването на флота от превозни средства, които вече са в експлоатация от 2002 г. насам, необходимостта от резервни части значително се увеличава, което е приблизително два пъти годишно. В тази връзка ръководството на отдела за резервни части бе изправено пред задачата да повиши производителността на работата както в самия отдел, така и на ефективността на взаимодействието му с доставчиците и дилърите. Като цяло отделът за резервни части включва повече от 40 служители, някои от които осигуряват директно изпълнение на складови операции. В склада на резервни части с полезна площ от 5,500 м Около 3000 части от части се приемат, съхраняват и изпращат.

За да се подобри ефективността на бизнес операциите, на пръв поглед мобилните системи за баркодове и системите за радиочестотна идентификация (RFID) изглеждаха обещаващи, една от които беше планирана да бъде въведена в склада за резервни части. Тъй като такова въвеждане е свързано със значителни инвестиции, преди да се вземе решение за отпускане на средства, ръководството на GM-AVTOVAZ изискваше подробна оценка на ефективността на внедряването на такава ИТ система.