Библиотека за управление

Оптимизиране на времевите ресурси в консултациите

Золколин Сергей Владимирович, генерален директор на Zeta Soft LLC

Порочният кръг на консултирането "времето е пари"

Собственикът, ръководителят на компанията - и ние ще говорим за консултантската компания - се интересува от устойчивостта и развитието на бизнеса. Най-обещаващите стратегии за развитие на консултантския бизнес включват оптимизиране на ресурсите и по-специално временни и затова.

Предметът на продажбата на консултантската фирма са консултации, разходите за които се състоят от компетенциите на служителя и времето (човекочас), изразходвано за предоставянето на тази услуга (взехме ключовите точки за изчислението).

И двете компетенции и времето са връзки на една верига, която се обръща в такъв порочен кръг: първият зависи от втория, вторият зависи от първия. И всичко е свързано с плащането на работата на служителя, с цената на услугата, с цената на услугата за клиента. Всякаква компетентност, не мотивирана от нищо - без камшик, без морков, - с мъртво тегло. От другата страна: различните консултанти ще направят една и съща работа в различно време - това, разбира се, зависи от квалификацията. Как да определите правилното плащане на служител, като се има предвид неговата квалификация? Как да се предотврати възлагането на задачи на консултанта не според нивото му на знания, опит? Всичко това се вписва в стратегията за оптимизиране на ресурсите. И ние трябва да започнем с отчитането на времето.

Идеята за ръководител на консултантско предприятие трябва да работи в посока на "време е пари". От друга страна, времето не е гума и е невъзможно да се работи безкрайно със задачите на деня на консултанта. Остава само едно, очевидно заключение: да се използват по-ефективно часовете и минутите. Как? Първата стъпка е въвеждането на отчитането на времето.

Вече чувам възражения: невъзможно е да се контролира работата на всеки служител; никой няма да докладва честно за всяка прекарана минута; това е твърде скъпо и няма смисъл да се чете отново и да се систематизират отчетите ...

Въпреки това, не се изискват специални доказателства, че служителите понякога досадно често отказват пушенето, решават лични въпроси по мобилния телефон, говорят за аутсайдер в услугите за незабавни съобщения ... Само по себе си това вече е загубено време. Но да кажем, че имате късмет, имате екип за непушачи, мобилната комуникация е блокирана, а мениджърите за чат са забранени, а служителите изглежда са в бизнеса и дори пишат седмични доклади за изпълнени задачи и време. Отлична, идеалистична картина.

Как обикновено предоставяте услуги на клиент в консултантски фирми?

Клиентът съставя TOR, показва времето, необходимо за решаването на този проблем. Почасовата ставка обикновено е трудна "валута" - фиксирана в ценовата листа на компанията. "След подписването на договора размерът на реалното време, прекарано от консултанти, не обезсмисля никого: общата крайна цена на работата и сроковете са фиксирани", са думите на един от участниците в бизнес форума за консултации в Интернет, който се подкрепя от други членове на форума.

Това е: без значение колко време се харчи - никой не го е грижа. Никой, включително, се оказва, че ръководителят на фирмата. И ако погледнете тази ситуация през очите на човек, който разчита пари, лесно можете да си представите, че фирмата получава по-малко или губи пари.

Да кажем, за да илюстрираме ситуацията, че консултантът от най-високата категория е прекарал 8 часа работа, а начинаещият - 3 пъти повече, докато разликата в плащането до първото и второто се различава само два пъти. Ето едно извинение: може би има смисъл клиентите, които се обслужват от професионалист, да наложат залог за услуга по-висока, защото има две предимства: по-бързо, по-добре? Или, напротив, да се намали размерът на услугите, извършвани от новодошлите? Възможно е също така да се направи изводът, че новодошлият е все още твърде нов, за да начислява този вид работа: оттук има основа за вземане на решения относно ротацията на персонала в професионален смисъл ...

Всичко описано е възможно (но не всички) заключения, които могат да бъдат извлечени, като се обръща особено внимание на времето, което се използва в компанията. И накрая, нека поговорим за това по-подробно. И така, какъв е времето в консултантската компания?

Времето е серия от задачи, които служителят изпълнява.

Задачите могат да бъдат прекъснати от почивка за обяд, срещи, прекъсвания на дим, други задачи. Задачите могат да се припокриват. Задачите може да станат неотложни или да се отложат поради липса на уточнения от клиента ...

По този начин се нуждаете от ясна сметка за задачите, продължителността им, способността да променяте приоритетите в списъка със задачи, отлагате за различен период и планирате задачи в бъдеще.

Изглежда, че всичко това е разрешено от обикновен график, като например Microsoft Outlook ... Но смятате ли, че в нашето определение за време липсва нещо? Вярно е, че времето също е пари. Ние отново се върнахме в порочния кръг. Как да приложим цената на компанията за услугите в готовия програмен план? На практика няма начин. Същите проблеми - невъзможността да се свържат проектите и парите - чакат онези ръководители, които предпочитат CRM системи, така наречените CRM системи или системи за управление на проекти. Най-близкият изход, изглежда, са ERP системи, които според името ви позволяват да планирате ресурсите на предприятието. Един значителен недостатък в контекста на размера на консултантска фирма е прекалено много функционалност, което води до неприемливо ниска възвръщаемост в консултациите, която най-често може да бъде приписана на малки или средни предприятия.

В основата на методологията за оптимизиране на ресурсите, чийто основен принцип е персоналът и неговото време, в моята фирма е счетоводното отчитане на времето за изпълнение на задачите от всеки от служителите, определящо за него степента на квалификация на часовия курс по вид работа и вследствие на това цената на работното време.

Всеки служител през деня изпълва "лентата на времето", в която отбелязва всички произведения, които извършва, прекъсвания и припокриващи се работи. И в тази "лента на времето" той няма възможност да се измъкне или да се махне, когато попълва доклада, да не говорим за самите произведения. Камшикът и морковият в същото време изпълняват една и съща норма, благодарение на което получава заплатата си и може да получи бонус за изпълнение на плана за по-кратък период или за преизпълнение на плана. Изчисляването на всички плащания се регламентира и допълнително преминава проверка от ръководителя на групата (виж фигурата).

Прозрачна схема на взаимоотношения с клиентите бе осъществена изцяло на едно и също време, специфично за счетоводството. Нашият клиент получава ясен препис от издадената му за плащане фактура. И би било грешка да се твърди отново, че никой не се интересува колко време е прекарано в действителност. Това тревожи клиента и той ще се довери на компанията, която ще му даде обяснение за свършената работа и цените.

Преди въвеждането на отчитане на използваното време, на първо място, нямахме правилна и конкретна картина за рентабилността на определени служители, консултантски области и дори клиенти (е полезно да се справим с този клиент на такава цена?).

Чух възмущение: тъй като не беше понятието за рентабилност, казват те, сега мога, със затворени очи, да ви разкажа всичко за моя бизнес. Но парите обичат сметката - добре известната поговорка, бизнесът се нуждае от специфичност, тук трябва да знаете със сигурност.

Вашият бизнес е наводнен, отдел "Продажби" ви носи нови клиенти, някои клиенти се обръщат към вас отново, някои отиват завинаги, имате средства да развиете компанията - да, добре, и като цяло ситуацията може да бъде оценена повече или по-малко по око, Информация, извършване на селективен мониторинг на удовлетвореността на клиентите, тестване на компетентността на персонала, проучване на ценовата политика на конкурентите ... Днес мога да получа тази информация много по-бързо и без да натоварвам голям брой служители от счетоводителя до маркетинговия ха - благодарение на персонала, нает по методи за контрол на компанията, време и обслужване.

Освен това мога да кажа, че на началния етап от въвеждането на отчитането на работното време получих 12% увеличение на оборота в рамките на фирмата.

По този начин порочният цикъл на "време-пари" с правилния подход ще се превърне в добродетел - "повече време - повече пари" и е малко вероятно, че ще искате да спрете да го кръжите този път.