Библиотека за управление

Изисквания за счетоводство "отстрани"

Наталия Stolnaya управляващ директор на аутсорсинг на компанията "Интерком"
Материалът е предоставен от списание "Консултант" № 3, 2006

Аутсорсингът на бизнес процесите е доста нова концепция за Русия. Най-търсеното в момента е аутсорсингът на финансови и счетоводни функции, аутсорсингът на изчисляването на заплатите, както и управлението на документацията на персонала.

"Свързани услуги"

Възможно е да се възлагат външни счетоводни услуги и услуги за заплати, само ако компанията изготвя "бели" отчети. Факт е, че възложителят поема отговорността за защита на резултатите от работата пред държавните органи: данъчните органи, социалните и пенсионните фондове. Като се започне от това, е възможно да се отбележи първият плюс на работата с външен изпълнител - опростяване на процедурата за преминаване на данъчни одити. Чрез пълномощник възложителят предоставя на съответните органи всички необходими документи на клиента и ги защитава.
Също така, в обичайната практика данъчните консултации се предоставят на клиента от аутсорсинг компания. Неговите специалисти следят всички промени в законодателството и приспособяват документите на клиента в съответствие с тях. Това ви позволява да не разкъсвате ръководството на организацията от по-важни задачи. В края на краищата функции като отчитане на заплатите, водене на счетоводство и управление на персонала не са стратегически за компанията и не дават никакви конкурентни предимства. По този начин, аутсорсингът ви позволява да се съсредоточите върху основния бизнес.
Друго предимство на прехвърлянето на бизнес процеси към аутсорсинг е намаляването на разходите. Средно стойността на счетоводните услуги от доставчика е по-висока от заплатата на квалифициран специалист. На пръв поглед може да се окаже, че не е изгодно да се плаща по-добре за изпълнението на работата на счетоводителя, но това не винаги е така. При сравнителен анализ трябва да вземете предвид не само размера на заплатите му. Не забравяйте за амортизацията на оборудването, отдаване под наем на офис, поддръжка и усъвършенстване на софтуера, подобряване на уменията на служителите и т.н. Освен това за истинско високо качество на работата, не само счетоводители, но и адвокати, както и специалисти по персонала. В резултат на това е необходим значителен персонал.

Области на отговорност

Необходимо е да се отчете фактът, че аутсорсингът на бизнес процесите е взаимно сътрудничество между клиента и доставчика. В договора трябва внимателно да се очертае отговорността на клиента и доставчика за извършване на определени операции. Ето защо практиката на аутсорсинг компании включва изготвянето на приложение към договора за предоставяне на платени услуги (вж. Таблицата).

Отговорност на страните, предвидена в приложението към договора за предоставяне на счетоводни услуги

функции

Отговорно лице

Поддържане на главната книга и данъчното счетоводство

Въвеждане на публикации на доставчици в главната книга

IC

Закриване на периода, изчисляване на разменни, разлики и отсрочени данъчни пасиви

IC

Поддържане на данъчни счетоводни регистри и изготвяне на данъчни декларации

IC

Разрешаване на данъчни декларации, писма и отчети

CL

Представяне на данъчни отчети на данъчните власти и фондове

IC

Представителство в данъчните органи (въз основа на пълномощно)

IC

Подготовка и представяне на статистически отчети

IC

Счетоводна политика, данъчно планиране,
Консултации и отчитане на управлението

Разработване и приспособяване на счетоводната политика, разработване на счетоводна методология

IC

Разработване и внедряване на система за обмен на данни и документи между отделните обекти

IC

Организиране и методическа подкрепа на служителите на клиента в областта на счетоводството

AH

Селективна проверка на резултатите от работата на служителите на клиента в областта на счетоводството

AH

Данъчно консултиране и планиране

AH

Изготвяне на отчети и отчитане от ръководството за централата

AH

Консултации и кореспонденция с главното управление относно счетоводството и данъчното облагане

AH

Поддържане на клиента в процеса на инициатива или данъчен одит

AH

Работете с банката

Изготвяне на платежни нареждания и други банкови документи

IC

Изготвяне на документи за валутен контрол

IC

Разрешаване на банкови разплащателни документи

CL

изпълнение

Предоставяне на информация за продадени стоки или услуги

CL

фактуриране

CL

Кодиране на фактури за целите на фискалната и управленската счетоводна отчетност

IC

Изготвяне на корабни документи, фактури

CL

Упълномощаване и изпращане на фактури

CL

Разрешение и изпращане на корабни документи, фактури

CL

Поддържане на книгата за продажби

IC

Свързване на документите за продажба

CL

Контрол и съгласуване на вземанията

IC

Други административни услуги

Подновяване на регистрационните документи при изтичането им

AH

Пререгистрация по искане на правителствени агенции

AH

Подготовка на решенията на основателите въз основа на формулировките, дадени от клиента

AH

Регистриране на промените в учредителните документи

AH

Избор и копиране на счетоводна документация за централата на клиента

AH

Организиране на подпис върху данъчни и счетоводни документи от представителя на клиента в чужбина

AH

  1. Като правило, при предоставянето на счетоводни услуги, фирмата-доставчик поема функции като: поддържане на главната книга и данъчното счетоводство, работещи в банката. Аутсорсинг компанията също разработва и коригира счетоводната политика на клиента, по искане на клиента, се занимава с данъчно планиране. Естествено, в договора се определя времето за получаване на данни за изчисляване и предоставяне на резултати от работа на клиента.

Ръководството на компанията-клиент трябва напълно да разбере принципа на възложителя, самата концепция за аутсорсинг. Прехвърлянето на функция на аутсорсинг не означава, че принципът "давай и забравяй". Непрекъснато трябва да поддържате връзка с доставчика, да установявате партньорства, да имате доверие. За да се гарантира, че аутсорсингът не се отхвърля от компанията като нещо чуждо, ще се положат усилия както от доставчика, така и от клиента. По-специално, в интерес на клиентската компания е да обясни на своите служители положителните аспекти на прехода към аутсорсинг. Покажете, че служителите ще могат да виждат своите разписки чрез Интернет, да поискат сертификат под формата на 2-NDFL (например за заеми), да задават въпроси за резултатите от изчисляването на заплатите си и т.н.

Знаци на професионализма

При отрицателни аспекти на аутсорсинга на бизнес процеси, клиентът може да се сблъска, ако избраният доставчик не отговаря на всички изисквания на високо професионален доставчик на услуги. Резултатът може да бъде неправилно изчисление, закъсняло плащане, загуба на данни и др.
Професионалният доставчик на услуги обикновено се характеризира с наличието на методология и методология на работа, които се натрупват с опит, както и наличието на висококачествена технологична платформа. За да се избегне предоставянето на нестандартни услуги, е необходимо също така да се обърне внимание на съществуването на ясен модел на сътрудничество с възложителя. Това включва: процедурата за обмен на данни между клиента и доставчика, програмата за контрол на въвеждането на данни, гарантиране на поверителността на информацията и разграничаване на нивото на достъп до нея .
Разбира се, много е трудно да се установи качеството на предоставяните услуги, преди да бъдат директно предоставени. Услугата не е продукт, чиито качествени характеристики могат да бъдат проучени преди закупуването. Услугата възниква в процеса и гаранцията за надежден доставчик може да бъде основно съществуващата група от клиенти и техните препоръки.

Моделът на сътрудничество

За поддържане на счетоводството, основната счетоводна документация трябва редовно да се предоставя на компанията доставчик. Всеки ден само копията на документите се изпращат на възложителя (главно в електронна форма). Оригиналите се изпращат в края на месеца. За целите на сигурността компанията-outsourcer управлява система за споделяне на достъп до информация, разрешение на всеки служител, записва всички транзакции с документи и електронна поща. Възложителят обикновено провежда семинари, където обяснява основните изисквания към персонала на клиента за подготовката и подготовката на основната документация.
При аутсорсинг на функцията за плащане на сметки е най-ефективно да се използва системата "банка-клиент". В него възложителят изготвя платежни нареждания, а главният изпълнителен директор на клиентската компания получава правото да разреши всяко плащане или да го отложи.
Обменът на данни при изчисляването на заплатите от професионален доставчик се състои преди всичко в гъвкав подход за получаване на информация. Понастоящем въвеждането на данни чрез интернет често се използва за събиране на информацията, необходима за изчисляване на заплатите и за отчитане на работното време. Този подход е най-удобен за клиентите, работещи дистанционно в регионите.

Сигурност на информацията

Въпросът за сигурността и поверителността на данните е един от първите, на които клиентът обръща внимание, като мисли за аутсорсинг на бизнес процесите. Повечето аутсорсьори са съпричастни към подобни проблеми и предписват допълнителни застрахователни точки в договора за предотвратяване на изтичането на информация. Съдържанието на такива елементи зависи от предоставената услуга и се договаря отделно с клиента. Всички служители на аутсорсинга трябва на свой ред да подпишат вътрешни документи за неразкриване на информация. При желание клиентът може да поиска да прочете описанията на служителите на фирмата-аутсорсинг, като съдържа разпоредби за запазване на поверителната информация.
Професионален доставчик на услуги със сигурност ще инвестира в подобряването на своята ИТ система. При избора на външен изпълнител е необходимо да обърнете специално внимание на този момент. Вътрешната й корпоративна мрежа трябва да бъде защитена от проникване през отворени комуникационни канали през защитна стена. На сървърите и работните станции на компанията трябва да бъде инсталирана антивирусна система, която осигурява защита срещу проникване на вируси чрез външни носители и чрез електронна поща.

Отговорност на доставчика

Въпросите за качеството са ясно формулирани в Споразумението за ниво на обслужване. Тя определя такива параметри като: процент допустими грешки, скорост и време на подаване на резултатите от работата, скорост на реакция. Грешките при предоставянето на аутсорсинг услуги по принцип не трябва да бъдат. Клиентът рядко се съгласява с процент грешки. Ако възникнат подобни ситуации, доставчикът е отговорен. Размерът на обезщетението за вреди се посочва в договора. Доставчикът независимо и изцяло възстановява материалните щети, причинени на клиента. Това означава щети, причинени директно в резултат на документирани действия на доставчика, неизпълнение или неправилно изпълнение на задълженията по договора. Неизпълнението или неправилното изпълнение на задълженията обаче не се счита за щета, ако те са резултат от спиране на процеса на предоставяне на услуги. В допълнение, дружеството доставчик по правило има договор за професионална отговорност с застрахователната компания.