Библиотека за управление

Защо се нуждаем от автоматизирани системи за бюджетиране?

Александър Кохнев, генерален директор на ITeam Consulting Company
          Броят на софтуерните продукти за бюджетиране, разпространен на руския пазар, бързо нараства. От време на време се появяват нови системи на местни предприемачи, чужди продукти се локализират. Пълноценните системи за бюджетиране поддържат целия цикъл на корпоративно управление, включително планиране, отчитане, мониторинг, анализ на резултатите. Любопитно е, че така наречените ЦИС (корпоративни информационни системи) твърдят, че точно тези задачи, чийто бум започна малко по-рано. Как се свързват тези два класа системи помежду си? Да се ​​конкурират помежду си или да се допълват? Статията е посветена на търсенето на отговори на тези въпроси.

Какви са "лошите" ОНД?

На първо място, необходимо е да се спрем на ограниченията на възможностите на ОНД. В периода на общия ентусиазъм за тези системи изглеждаше, че проблемът с създаването на напълно интегрирана корпоративна система за управление е само въпрос на време и пари. Но практиката на голям брой проекти, от които само няколко доведе до създаването на наистина висока степен на интеграционни системи, показа, че в повечето случаи е създадена система, при която всички задачи на корпоративното управление няма да бъдат решени. Основните причини за това са:

  • Информационната система осигурява поддръжка само за формализирани процеси. Тоест тези, които са описани и на практика се извършват в съответствие с одобрените инструкции. Това не е случайно, разработчиците на софтуер имат думите: "Вие не можете да автоматизирате хаоса". В действителност, дори в организация с добре утвърдено управление, освен при работа в стабилни условия, не повече от 80% от бизнес процесите могат да бъдат формализирани. Останалите 20% са толкова нестабилни, че е практически невъзможно да се фиксират.
  • Концепцията за CIS се основава на стандарта MRP (Материално ресурсно планиране), който регулира само оперативните бизнес процеси (планиране на производството и поръчки за осигуряване на входящи поръчки за продукти). Дейността на едно истинско предприятие обаче не се ограничава до оперативни бизнес процеси. По-скоро организацията може да бъде представена като набор от подсистеми, взаимодействащи помежду си. В същото време производствената дейност е само една от тези подсистеми. По-нататъшното развитие на ОНД доведе до появата на нови наименования като ERP, но нищо не се промени, тъй като моделът на организацията, основаващ се на тях, остана същият.
  • Доста често компаниите изграждат дейността си в "хомогенен" бизнес. Най-често техният бизнес е повече или по-малко разнообразен. За многоцелевите холдинги по принцип не е реалистично да се определи задачата за изграждане на единна интегрирана система, тъй като корпорациите се развиват динамично; Някои фирми се купуват, други се продават, а въвеждането на информационни системи, както знаете, продължава години. Поради постоянната промяна в структурата на организацията проектът за създаване на интегрирана система за холдинг, който някога е започнал, може никога да не свърши.

Бюджетните програми затварят пропуските в управлението

Изброените проблеми водят до това, че на практика най-често се извършва автоматизирането на корпоративното управление чрез "мозайка", в което се въвеждат информационни технологии преди всичко в областите, където загубите са най-осезаеми поради липсата на информация за оперативното управление.

В същото време остава въпросът: "Какви са средствата за осигуряване на планиране, счетоводство и контрол на най-високо ниво на корпоративно управление?" В крайна сметка организацията като цяло се нуждае от координирано планиране и систематично отразяване на резултатите от нейните дейности. Това е необходимо преди всичко за висшето ръководство на компанията. Отговорът на този въпрос беше появата на специализирани софтуерни продукти за бюджетиране. Тяхната роля в семейството на софтуер, използван за корпоративно управление, е да интегрира процесите на планиране, счетоводство и контрол на корпоративно ниво.

Два начина за автоматизиране на управлението

За по-точно разбиране на разликите между ОНД и бюджетните системи е необходимо да се обърне внимание на технологичните различия между тях.

CIC са системи от тип сделки, които осигуряват регистрацията на търговските сделки и тяхното тълкуване в съответствие с ръководството на сметките. В тези системи задачите за счетоводно отчитане на управлението се подкрепят най-ефективно. Въпреки това, за да се планира дейността на дадено предприятие за достатъчно дълъг период (тримесечие или повече), механизмът на транзакцията в повечето случаи е практически безполезен. Всъщност е възможно да се планира дейността на предприятието за точността на отделните икономически операции само в рамките на определен ред.

Бюджетните системи са по своята същност аналитични инструменти, "изострени" за натрупването и анализа на управленската информация, която се представя под формата на многоизмерни таблици. Те са най-удобни за разработването и анализа на плановете. Решението на счетоводните проблеми на тяхна база обаче е свързано с някои трудности. Тези системи не предвиждат директна регистрация на всяка бизнес сделка. Следователно данните за действителното изпълнение на плана се въвеждат ръчно в обобщена форма (като сума за определен период за определен бюджетен ред) или необходимите данни се извличат от счетоводната система, агрегирани и внесени в системата за бюджетиране по автоматизиран начин. След това става възможно да се направи сравнителен план-фактически анализ.

По този начин някои системи са по-подходящи за отчитане, други са по-подходящи за планиране. Как да изберем между тях, ако има нужда от цялостно решение за управление?

Основни алтернативи

"Връзката" между МИС и бюджетните системи във всеки конкретен случай може да бъде различна. Тук са възможни едновременно "сътрудничество" и взаимно отричане на едно решение за други. По принцип има три основни опции за изграждане на системи за управление на планиране, счетоводство и контрол, базирани на тези софтуерни продукти:

  • "Само ОНД";
  • "Система за бюджетиране във връзка с ОНД";
  • "Само бюджетната система".

"Само CIS"

Решенията, базирани на ОНД, са най-приемливи за предприятията, които осъществяват "хомогенен" бизнес, чието управление е насочено главно към решаване на оперативни проблеми (подобряване на ефективността на производствените и търговските операции, намаляване на разходите, оптимизиране на текущите активи и др.). За такива организации задачите за средносрочно и дългосрочно планиране, формирането на ефективно бизнес портфолио, анализ на стратегиите за пазарно поведение и свързаните с тях сценарии нямат решаващо значение. Това могат да бъдат индустриални и търговски предприятия, които имат стабилен пазар и не е необходимо постоянно да преразглеждат стратегията си.

"Бюджетната система във връзка с ОНД"

В решения, базирани на специализирани системи за бюджетиране, на първо място се интересуват разнообразни компании, които се интересуват от набор от разнообразни бизнеси в своето портфолио. За управленско счетоводство и планиране в такава корпорация на ниво управляващо дружество, единственото възможно решение е автоматизирана система за управление на бюджета (не-транзакционен тип). Същевременно дъщерните дружества на холдинговото дружество могат да използват различни средства за автоматизация, интегрирани с информационната система на холдинга.

Практиката е, че компаниите, които са част от холдинга, вече разполагат със средства за автоматизация (различни в различните предприятия). Следователно задачата за автоматизиране на управлението на корпорацията често се решава чрез интегриране на хетерогенния софтуер. В същото време основната "обединяваща" връзка е корпоративната система за бюджетиране.

Също така е важно да се отбележи, че методологичният аспект, свързан с факта, че планирането, базирано на бизнес операции, въведено в транзакционните системи, не е приложимо за холдинга. Планирането на корпорацията се извършва въз основа на индикаторите, определени от ръководството за всяка бизнес линия, и последващата координация на плановете, осигуряващи постигането на тези показатели.

В същото време липсата на "моментален" достъп до оперативни данни е по-скоро предимство на системите за бюджетиране, отколкото в неблагоприятно положение, тъй като управлението на холдинга не се нуждае от информация за всяка икономическа операция, извършвана в неговите дъщерни дружества. Ако ръководството смята, че се нуждае от това, тогава ръководството не разбира какво е необходимо, за да отговаря за корпорацията.

"Само бюджетната система"

Системата за планиране на управлението, счетоводство и контрол може да бъде изцяло приложена върху софтуера за бюджетиране. Тези видове решения са съвсем приемливи за малките компании, които използват за известно време електронни таблици. В тези случаи бюджетната програма може да бъде достоен заместител на Excel. Очевидно не можете да правите ръчно въвеждане на данни, но с малко операции това решение може да бъде напълно приемливо.

Изборът на този или на този модел за автоматизация на управленските процеси зависи от очаквания ефект, свързан с въвеждането на информационните технологии, и цената, която предприятието е готово да плати за съответното решение.

Кратка характеристика на алтернативни решения
Тип разтвор Описание на разтвора Обхват на приложение
KIS Системата напълно подкрепя управленското счетоводство и краткосрочното планиране. Задачите за средносрочно и дългосрочно планиране се решават извън системата чрез други средства. Производствени и търговски дружества, водещи "хомогенен" бизнес, без териториално отдалечени единици.
Ако такова дружество има териториално разпределена структура, това решение може да бъде приложено и следното (представено по-долу). Изборът зависи от сложността и цената на конкретния подход при конкретни обстоятелства.
Система за бюджетиране, интегрирана с ОНД Счетоводството на ниво дъщерни дружества и краткосрочното планиране се извършват чрез системите за транзакции (CIS) във всяко предприятие. Планирането, отчитането и контрола на изпълнението на плановете (план-фактически анализ) на ниво корпорация (холдинг) се извършват чрез системата за бюджетиране. Същевременно данните за управление на счетоводството влизат в системата за бюджетиране от системите за транзакции на дъщерните дружества. Разнообразни компании, водещи няколко линии на бизнеса. Няма значение дали те са законно регистрирани като притежания. Компаниите с хомогенен бизнес, териториално разпределени, могат също да използват това решение като по-евтино, в сравнение с създаването на интегрирана разпределена счетоводна система.
Отделна система за бюджетиране Планираните и действителните стойности се въвеждат ръчно в системата за бюджетиране. Това може да са обобщени данни за период или данни, свързани със специфични бизнес транзакции. По този начин планирането, отчитането, наблюдението и анализа се извършват в единна система. Малки предприятия, които имат сравнително малко търговски сделки.