Библиотека за управление

Информационните технологии като инструмент за управление на финансовия директор

В момента ролята на финансовия директор в дейността на компанията не може да бъде подчертана. Финансирането е "кръвта" на едно предприятие. В пари се оценяват продаваните стоки и услугите, предоставени на клиентите. Това са пари, които са универсална мярка за ресурсите, необходими на дадено предприятие - суровини и материали, машини, човешки ресурси, информация и т.н. Следователно планирането и прогнозирането, наблюдението и оптимизирането на финансовите потоци са жизненоважни задачи на финансовата услуга.

Съвременният бизнес се характеризира с високо ниво на конкуренция и непрекъснато променящи се бизнес условия. Съответно, нивото на сложност на задачите, с които финансов директор трябва да се справи, се увеличава. Подсистемата "Финансово управление" е тясно свързана с други управленски подсистеми (покупки, продажби, производство ...): например, те могат да получат информация от тях - за планирания и реалния обем на продукцията, потреблението на суровини и материали, пазарните цени и т.н. Да бъде ограничител - да се установят най-приемливи цени за закупени суровини и материали. Така се налагат все по-високи изисквания към тези методи и механизми, които осигуряват работата на финансовата услуга, органично я изграждат в един бизнес процес на предприятието.

Сред инструментите, които финансов директор използва в работата си, информационните технологии заемат специално място в момента. Това е така, защото финансовата услуга трябва да получава точни данни , да обработва бързо голямо количество информация , да прилага сложни изчислителни алгоритми . Именно тези фактори налагат използването на софтуерни продукти - ръчната обработка на информацията не отговаря на изискванията на днешна дата.

Нека да определим какви продукти на информационните технологии и как те могат да помогнат на финансовия директор при изпълнението на неговите функции.

За по-нататъшно разглеждане е възможно да се разграничат следните основни функции, изпълнявани от финансовата служба на предприятието.

Първият аспект е работата на оперативно ниво: планиране и мониторинг на текущото финансово състояние на предприятието (въпросният времеви хоризонт е от няколко месеца до една година, предметът на дейност е основният бизнес процес на предприятието).

Работата по този аспект включва следните функции:

  • Съставяне и контрол на бюджета на предприятието по видове дейности, продукти и услуги и техните групи, центрове за финансова отговорност, приходи и разходи
  • взаимни споразумения - подготовка и контрол на изпълнението на графиците за създаване и изплащане на вземания и задължения, определяне на приоритета на плащанията, извършване на плащания
  • привличане и пласиране на средства - краткосрочно кредитиране на текущи дейности, инвестиране на свободни финансови ресурси
  • подготовка и консолидиране на финансовите отчети на предприятията на холдинга, изготвяне на изпитателни салда (включително международни стандарти)
  • Мониторинг на показателите за финансови и икономически показатели - изчисляване на различни коефициенти, описващи структурата и динамиката на активите и капитала
  • оптимизиране на финансовите потоци, данъчно планиране
  • Документооборот - организиране на документална регистрация на финансовата дейност на предприятието.

Вторият аспект е работата с исторически данни (анализ) и дългосрочно планиране и прогнозиране (разглежданият времеви хоризонт е от една до няколко години, предметът на дейност е както основният бизнес процес на предприятието, така и различни проекти за неговото подобряване и развитие, например големи инвестиции В ново оборудване или преструктуриране на бизнеса).

Работата по този аспект включва:

  • Многопараметричен анализ и прогнозиране на финансовото състояние на предприятието (в зависимост от обменните курсове, цените на суровините и крайните продукти, продукцията и т.н.)
  • Управление на бизнес стойността (анализ на влиянието на различни параметри върху стойността на акциите, привлекателност за инвеститорите, вземане на решения за управлението на тези параметри)
  • Оценка на инвестиционните проекти.

Описаните функции са показани схематично на фигурата по-долу.

Фиг. 1: Функции на финансовия директор.

Опитът показва, че изпълнението на основните функции на оперативната работа на финансовия директор може ефективно да осигури ERP-системи (Enterprise Resource Planning) - виж фиг. 2.

Фиг. 2: Информационни технологии в работата на финансовия директор.

В процеса на управление на предприятието ERP софтуерният продукт решава следните основни задачи:

  • подкрепа за разработване на планирани (нормативни) данни за бизнес процесите, съхранение на тези данни в склад за данни (база данни) и предоставяне на бизнес процеси на изпълнители;
  • Определяне на резултатите от бизнес процесите и предоставяне на аналитична информация на потребителите (например, сравняване на планирани и действителни показатели и т.н.).

ERP системите по правило съдържат функциите на управление на запасите и материалните потоци, производствените мощности, доставката и продажбата, проектирането, превантивната поддръжка, качеството, обслужването и гаранционното обслужване, транспорта, персонала и др. Функциите на финансовия директор в такива системи са тясно интегрирани с функциите на други подсистеми за управление. По този начин се намалява необходимостта от двойно въвеждане или скачване на информация от различни подсистеми, броят на грешките намалява и се увеличава скоростта на достъп на финансовите услуги до необходимата информация.

Какви възможности може да предостави ERP системата на финансовия директор, за да изпълнява функциите си?

В областта на взаимното уреждане финансов директор получава планирани графици: от отделите за продажби - входящи плащания, от отделите за доставки - изходящи плащания. Тези графици се формират автоматично по време на процеса на въвеждане на поръчките и прогнозите за продажбите и поръчките и прогнозите за поръчките (използвайки договорните или планираните цени, съхранявани в една база данни, договорните условия за плащания) от съответните отдели в системата. Извършвайки действителните плащания в системата, финансовото отделение формира действителния график на плащанията и следи за изпълнението на условията на сделката.

Получените графици също така предоставят информация за привличане и поставяне на средства . В периодите, когато се планира интензивното изплащане на платимите сметки, собствените средства на компанията може да не са достатъчни и следователно финансов директор трябва да планира да привлече краткосрочни заеми. В противен случай е необходимо да се предоставят опции за предоставяне на безплатни парични средства (например при краткосрочни банкови депозити). ERP системата ще помогне на главния финансов директор да изчисли лихвите по заеми или депозити, да направи необходимите "напомняния" (например за следващия период на лихвено плащане) и да създаде планирани плащания.

В областта на формирането и консолидацията на финансовите отчети ERP системите предоставят следните възможности. Във всяка система съществуват механизми за определяне на автоматичното отразяване на финансовите и икономическите операции в сметкоплана - руското счетоводство, международното счетоводство, управленското счетоводство и др. (Т.е. при отчитане на плащане системата автоматично създава публикуване в сметкоплана). Тези механизми по правило съществуват за 95% от финансовите и бизнес операциите (включително за консолидиране на отчетните операции). Също така се предвижда възможността за провеждане на аналитично счетоводство - създаване на необходимите счетоводни измервания за потребителя, според които информацията, която трябва да се вземе под внимание, трябва да бъде класифицирана. В допълнение, вграденият "дизайнер на отчети" ви позволява да създадете "отчет на сметкоплана" с почти всяка сложност. По този начин, след като определи аналитична схема за сметки и изготви финансови отчети, финансов директор има мощно средство за получаване на финансова информация за състоянието на предприятието. В същото време тази информация е напълно оперативна - записите на счетоводните регистри се формират, когато се вписват първичните документи. И няма такава операция като "балансиране" - се оказва автоматично, премахвайки от главния финансов директор постоянно главоболие със закъснения при подготовката на сметки и грешки.

Същият механизъм за отчитане може да се използва и за контрол на ДЗР (резултатите от финансовите и икономическите дейности). Използвайки механизма за изграждане на финансово отчитане, системата може да определи методите за изчисляване на необходимите коефициенти, а също и да ги следи бързо.

ERP-системата може да се използва и за целите на бюджетирането .

От една страна, планирането на приходната част на бюджета е почти автоматизирано и се основава на информацията, въведена в системата от отделите за продажби. Бюджетът може да се изгради по регион, група от стоки, комисионери, групи клиенти, клонове и др.

Планирането на разходите чрез ERP система може да се извърши в следните посоки (виж Фигура 3).

Фиг. 3: Насоки за планиране и отчитане на разходите.

Разходите за инвентаризация се планират след разработването на модулите на ERP системата, които отговарят за управлението на производството и доставките - въз основа на изчислените потребности на предприятието от суровини и материали, човешки ресурси и планирани цени. Разходите за работа (превантивна поддръжка и рутинно техническо обслужване на оборудване, реконструкция на помещения и др.) Се получават след съставянето на прогнозите за тези работи от страна на помощните отдели на предприятието. По подобен начин предприятието трябва да финансира покупките на топлинна енергия, електричество, отдаване под наем на помещения и др. По този начин, финансов директор получава автоматично проектобюджета на компанията. Неговата задача е да координира приходите и разходите си с центровете на финансовото счетоводство, както и да приведе бюджета в съответствие с конкретните планирани показатели. Може би ще има нужда от засилване на функционалността на ERP системи в областта на бюджетирането със специализиран софтуер. Те могат да помогнат на финансовия директор да организира процеса на бюджетиране: да извърши бюджетен анализ в зависимост от различни параметри (анализ "какво ще стане, ако има"), да подкрепи съществуването на няколко бюджетни модела, да подкрепи алгоритъма "подвижен" бюджет и т.н.

Една от задачите на финансовия директор е и организирането на такова обръщение на документа , в което финансови документи (предимно платежни) преминават определен цикъл на одобрение и одобрение. Например: заявление за плащане се създава от всеки отделен отдел, след което се координира с ръководството на висшето отделение, той се посещава от управителя на бюджета, одобрен от главния финансов директор и след това се преобразува в заповед за плащане, която се извършва от счетоводната служба. ERP системата може да не поддържа този жизнен цикъл на документа. В този случай може да е разумно да не се финализира ERP системата и след като се създаде планирано плащане в системата за "разтоварване" в системата за управление на документи (например, базирана на технологиите Lotus Notes) и вече използвайки стандартните си възможности, Одобрения и одобрения. След това вече одобреното плащане се изпълнява в ERP-системата.

Особено интересно е да се обмисли пример за съвместно използване на ERP системи със системи за управление на документи и бюджетиране. След като получи първоначалните данни за изграждане на бюджета от системата ERP, CFO може да ги прехвърли към системата за бюджетиране, да получи набор от бюджетни документи, след това с помощта на системата за управление на документите да проведе целия цикъл на координацията, наблюдението и одобрението им и след това да прехвърли от системата на работния поток към бюджетната система Окончателни бюджетни данни. Създадена в ERP системата, действителното плащане с помощта на системата за управление на документи преминава през серия одобрения и попада в системата за бюджетиране, за да следи изпълнението на бюджета.

Въз основа на информацията, предоставена от ERP системата, финансов директор може също така да анализира рентабилността на различни продукти, фирми, юридически лица в холдинга и да взема решения за оптимизиране на финансовите потоци на предприятието / стопанството (например за определяне на приемливи трансферни цени за продукти и услуги на дъщерни дружества).

В областите, свързани с анализа и прогнозирането на състоянието на предприятието , ERP-системата също играе голяма роля. Същевременно в тези области трябва да разгледаме възможностите за подобряване на функционалността на ERP системата с други специализирани софтуерни продукти. Това се дължи на факта, че специализираните програми могат да изпълняват функции, които не са налични в ERP - предимно функции, свързани с многомерния анализ и многопараметричното моделиране. В този случай ще е необходимо да се създадат интерфейси, които да позволят на специализираните продукти и на ERP системата да обменят информация помежду си.

Изпълнявайки функциите за анализ и прогнозиране на финансовото състояние на предприятието и управлението на бизнес стойността , CFO използва ERP системата като източник на исторически данни. Тези данни могат да бъдат обработени чрез специализирани статистически и OLAP (он-лайн аналитичен процес) пакети. Включването на такива пакети в ERP-системата от средно ниво по принцип не се практикува и по-ефективно използва продуктите на трети страни, които ги "докосват" в ERP системата. Трябва да се подчертае, че базата данни на системата за ERP, като източник на информация за такива пакети, трябва да съдържа всички необходими аналитични характеристики, които след това ще се използват за избор на данни. Това трябва да бъде предоставено на етапа на въвеждане на информация в ERP системата.

В областта на оценката на инвестиционните проекти използването на специализирани софтуерни продукти също е по-рационално. Този подход е оправдан поради следните причини. Първо, алгоритмите за изчисление са доста сложни и специфични. На второ място, изчисляването на инвестиционните проекти не е пряко свързано с информационния поток на основните бизнес процеси на компанията, чиято обработка е насочена основно към ERP системата. Особено внимание трябва да се обърне на вътрешните програми за развитие, които дават възможност на потребителя да вземе предвид особеностите на руската данъчна система.