Библиотека за управление

Стратегия и икономика на ИТ

Алексей Смирнов, ръководител на ИТ консултиране в BENEFFY Consulting
Елена Тулбович Директор на BENEFFY Consulting
Списание за мениджмънт и бюджетиране

Методи за управление на ИТ разходите и получаване на гарантирано ниво на обслужване

Изпълнението на методологията за управление на ИТ риска е сложен проект, който изисква не само компетентно планиране, но и задълбочен бюджет. Очевидно е, че още преди началото на проекта е необходимо да се оцени неговата икономическа осъществимост.

Тази статия е посветена на методи за оценка на икономическата осъществимост на ИТ проекти. Концепцията за ИТ проект в този контекст се третира доста широко. Разглежданите методологии могат да се прилагат както за въвеждането на нов софтуер, така и за реорганизацията на ИТ отдела, закупуването на оборудване, въвеждането на нови бизнес процеси с ИТ компонента и т.н.

1. Методологии за оценка на ИТ. Изборът на най-добрия вариант

Сред водещите мениджъри на местни компании се смята, че ИТ компонентът на бизнеса трябва да се приема за даденост като вид "бреме" за основната дейност на компанията. В същото време е невъзможно да се изчислят и освен това да се оптимизират ИТ разходите или е изключително трудно. Ще разберем, наистина ли е така.

Как да оценим ефективността на проекта за реорганизация на информационната система на компанията? Как да се постигне максимална възвръщаемост на финансовите инвестиции, изпратени до ИТ сектора? Как да изчислим икономическата осъществимост на ИТ проект?

Има цял набор от методи, които да отговарят на поставените въпроси. Всички те могат да бъдат приложени както за анализа на ИТ инфраструктурата като цяло, така и за оценката на отделните проекти. Нека разгледаме някои от тях.

Общата стойност на собствеността (TCO) е най-ефективният механизъм за незабавно изчисляване на общите разходи на едно предприятие за ИТ инфраструктура. Разработена от Gartner Group през 80-те години.

Методологията на TCO включва оценка на разходите за ИТ инфраструктурата и нейните отделни компоненти. Общите разходи включват както преки, така и "бюджетни", взети от счетоводните документи, и "непреки" - финансовите разходи, които компанията означава неефективност на информационната система и ИТ услугите.

Например при анализа на ИТ инфраструктурата като цяло "непрекият" разход ще включва:

  • самообучение на потребителите да работят с информационните системи на предприятието;
  • самообслужване от страна на потребителя на неговия компютър и инсталиран софтуер, да помогне на колегите в това;
  • използване на офис компютъра и софтуера за неразрешени дейности - игри, уеб сърфинг, чат и ICQ, работа отстрани;
  • корупционни схеми при закупуване на оборудване, компоненти и консумативи, поръчки;
  • време на работа и неуспехи в работата на информационната система като цяло и нейните отделни части.

В основата си, методологията за TCO спада много добре в описаните по-горе механизми за анализ на оперативните и технологичните рискове. Освен това, както ще бъде показано в бъдеще, то е основата или неразделна част от значителен брой методи за качествена и количествена оценка на ефективността на ИТ инфраструктурата на компанията.

Икономическата добавена стойност (EVA) е сравнително проста техника, чиято същност е в изчисляването на разликата между нетната оперативна печалба на предприятието и всички разходи, направени от предприятието за ИТ инфраструктурата. Техниката е предложена от Stern Stewart >

Прилагайте резултатите от тази техника е възможно само в динамиката, т.е. като се имат предвид промените в стойността на индикатора EVA във времето. В зависимост от естеството на тези или други промени, въведени в информационната система на предприятието, тяхното въздействие върху ефективността на EVA ще бъде различно - например ефектът от въвеждането на системата HelpDesk / ServiceDesk ще се прояви след 3-6 месеца работа. Т.е. има забележимо забавяне във времето между момента на въвеждане на определени системи или момента на извършване на промени в съществуващите бизнес процеси и промяна на индикаторите за ЕВА . В резултат на това положителният финансов ефект, получен от обекта на нашето изследване, може да бъде прикрит от напълно несвързани финансови проблеми - промени в пазарните условия, конюнктура и т.н.

Методологията на EVA може да се прилага както за оценка на един проект за реформиране на банковата информационна система (например, за внедряване на CRM), така и за оценка на ефективността на процесите на трансформиране на ИТ инфраструктурата като цяло. В този случай общите разходи за ИТ инфраструктурата на предприятието се изчисляват, като се използва методологията на TCO .

Кумулативният икономически ефект (Total Economic Impact, TEI) е хетерогенна техника, разработена от Forrester Research . Той ви позволява да оцените проекта за внедряване на един или друг компонент на информационната система на предприятието по три показателя - "Разходи", "Предимства" и "Гъвкавост".

"Разходите" се изчисляват, като се използва методологията "Общо разходи за собственост" ( TCO ) и е единствената количествена оценка на тази техника. "Предимства" и "Гъвкавост" са качествени оценки.

"Предимства" позволяват да се прецени съответствието на възможностите на внедрения продукт или компонент на информационната система с изискванията на проекта за внедряване. Допълнителните възможности, които ще се появят в работата на служителите на компанията въз основа на внедряването на такъв компонент или продукт, трябва да бъдат оценени както по отношение на подобряването на ефективността на работата, така и по отношение на тяхното въздействие върху установените оперативни и технологични рискове.

"Гъвкавост" се счита за показател, характеризиращ сложността на процеса на изпълнение. Т.е. оценява разходите, които трябва да бъдат направени, за да "включи" нов компонент в корпоративната информационна система - дали цялата корпоративна система трябва да бъде преработена поради внедряването на новия компонент, дали е достатъчно да конфигурира компонента, за да го свърже към съществуващата система, дали е необходима адаптация на такъв компонент и т.н.

Последната стъпка на методологията на ТЕО е анализът на рисковете, възникващи в процеса на придобиване, внедряване и функциониране на анализирания компонент на информационната система.

Очевидно е, че техниката TEI има доста тесен обхват от приложения. Той може да бъде използван за анализ на възможностите за внедряване на конкретен компонент на ИТ инфраструктурата на предприятието. Например, ако банката избере система за оценяване от различни производители.

Balanced Scorecard (BSC) се базира на изследване, проведено от професорите от Харвардския университет по икономика Дейвид Нортън и Робърт Каплан. Методологията на BSC , приложена към ИТ , е качествен подход за оценка на ефективността както на ИТ инфраструктурата като цяло, така и на отделен проект за изпълнение. Основният акцент е върху формализирането на целите на ИТ проекта във връзка с бизнес целите на организацията и стратегическите планове за развитие.

Прилагането на методологията на БКС включва редица стъпки:

  • формализиране на стратегическата цел на настоящия проект;
  • Идентифициране на специфичните дейности, необходими за изпълнение на стратегическата цел на проекта;
  • Определяне на задачите, които да се изпълняват за всяка от избраните области;
  • определяне на връзката между изпълняваните задачи и тяхното въздействие върху постигането на целите на проекта;
  • формализиране на показателите за изпълнение за всяка от задачите. Например - резултат от конкретна задача трябва да бъде намаляване с 10% на времето за изпълнение на приложението за ИТ услуги;
  • разработването на програми за решаване на всяка задача;
  • конкретизиране на програмата за изпълнение на проекта - разпределение на човешки и финансови ресурси, определяне на областта на отговорността за задачите;
  • изпълнение на проекта;
  • преразглеждане и коригиране на системата от показатели за изпълнение въз основа на резултатите от изпълнението. На тази стъпка е възможно да се върнем към етапа на формализиране на показателите за изпълнение, а до първия етап - формализиране на стратегическата цел.

Методологията на BSC е преди всичко инструмент за формиране на стратегия за управление и може да се използва като неразделна част от ИТ ориентирания метод за управление на процесите. Прилагането на методологията на BSC за ИТ проекти обаче предполага, че балансираната карта за постигнатите резултати вече се използва в организацията, в противен случай използването на BSC може да доведе до редица трудности.

Бързата икономическа обосновка (REJ) е техника, разработена от Microsoft . Това е разработването на методологията за TCO чрез установяване на съответствието на разходите за ИТ проект с бизнес приоритетите. При разработването на методологията беше зададена задачата за финансово обосноваване на инвестициите в ИТ. Основната идея на методологията е да разгледа ИТ по отношение на бизнес приоритетите на компанията, стратегически планове за нейното развитие и ключови финансови показатели (ROI и т.н.).

Методологията на REJ включва пет последователни стъпки:

  • свързване на целите и ключовите показатели на ИТ проекта с бизнес целите на организацията (този етап има много общо с методологията на BSC);
  • изборът на решение според списъка на "изискваните възможности", до голяма степен съвпадащ с критерия "Предимства" на метода "Кумулативен икономически ефект" ( TEI );
  • оценка на печалбата и разходите чрез методологията "Общо разходи за собственост" ( TCO );
  • Оценка на проектните рискове според критериите за съответствие на избраното решение с първоначалния проект, изпълнение на избраното решение, неговата експлоатация и финансов риск;
  • изчисляване на финансовите показатели за изпълнението на проекта, като се използват методите за изчисляване на "Нетна настояща стойност", "Вътрешна норма на възвръщаемост", "Икономическа добавена стойност" ( EVA ), Възвръщаемост на инвестициите и др.

Методологията на REJ не само помага да се намери общ език за ИТ специалисти и управление на бизнеса, а е визуален инструмент, който ви позволява да оцените приноса на ИТ към бизнес резултата на компанията.

Методологията на REJ е най-сложният и сложен инструмент за оценка на прилагането на ИТ решение. Тя не може ефективно да оцени проектите за трансформиране на ИТ инфраструктурата като цяло.

Информационната икономика (Информационна икономика, IE) е качествен метод за оценка на ИТ проект или портфейл от проекти. Тя включва разработването на списък с критерии за оценка на ефективността на проекта и неговия анализ по отношение на потенциалните ползи, които изпълнението на проекта трябва да донесе на предприятието.

Чисто е практически така. Създадена е работна група за оценка на ефективността на ИТ проекта, предложен за изпълнение. Такава група трябва да се състои от служители на ИТ услуги, бизнесмени и ръководители на риска. Той произвежда 10 основни фактора, които определят потенциалната ефективност на предложения проект. След това се оценява относителното значение на всеки от факторите за основните бизнес процеси ("професионалисти") и оценката на риска за всеки от факторите ("минуси").

Резултатът от процеса на оценяване ще бъде рейтингът на проекта по отношение на значението му за основните бизнес процеси на предприятието. Ако методологията за IE се прилага към портфейла от проекти или при избора на варианти за внедряване за конкретен проект, сравнението на IE- рейтингите ще даде възможност избирателно да избере най-добрата.

IT Scorecard (BITS) е разработване на методологията на BSC за по-голяма приложимост за компании, чиито основни бизнес процеси зависят от информационните технологии.

Всъщност, единствената промяна в тази методология в сравнение с BSC е допълнителната формализация на показателите за изпълнение на анализирания процес. Като такива показатели BITS препоръчва да се използват следните четири:

  • съдействие при развитието на бизнеса на компанията;
  • повишаване на нивото на обслужване както за вътрешни, така и за външни потребители;
  • подобряване на качеството на вземането на решения;
  • увеличаване на производителността на труда.

Обхватът на прилагане на методологията BITS е почти същият като при BSC . Може би, по най-ефективния начин, методологията BITS може да се използва за анализ на дейността на ИТ услугите на предприятието.

Тази статия е далеч от пълния преглед на техниките за оценка на ИТ, всяка от които е в търсенето, разработена и подобрена от работните групи и комисии, включващи експерти по финанси, мениджмънт и ИТ. Тези техники съдържат ефективни алгоритми, разработени въз основа на най-добрите управленски практики. Прилагането на тези алгоритми позволява да се координират ИТ проектите с бизнес целите на предприятието.

Оценката на икономическата осъществимост на ИТ проекти може и трябва да бъде направена. Кои методи за използване ще зависят от индивидуалните характеристики на предприятието, квалификацията на мениджърите и т.н.