Библиотека за управление

Информационни технологии за метода на функционалния и разходния анализ

Подготвен от: материали от чужди уеб сайтове
Превод: Intersoft Lab

1. Въведение

Реализацията на метода за анализ на функционалната стойност (FSA) стана възможна в резултат на развитието на модерни софтуерни и хардуерни технологии. Те включват инструменти за бизнес интелигентност (BI) и системи за подпомагане на вземането на решения ( D ecision S upsystems, DSS). Въпреки това с появата на много ИТ проекти възникнаха редица допълнителни проблеми: как да изберем едно или няколко BI решения за рентабилно и ефикасно изпълнение на FSA. Комплексът от софтуер и хардуер за прилагане на метода FSA може да се възприема като "черна кутия" - тя е толкова сложна и объркваща.

Целта на тази статия е да помогне на компаниите да разберат тази "черна кутия", описваща различни софтуерни решения за FSA и използвания хардуер. При избора на метода на изпълнение, софтуерът винаги е на първо място, а след това въпросът за използването на това или това оборудване е решен.

В предложения преглед ще бъдат разгледани следните технологии:

  1. Традиционни (наследени) финансови системи на големи компютри (мейнфрейм).
  2. Електронни таблици на отделни и мрежови персонални компютри.
  3. Специални PSA решения за индивидуални и мрежови персонални компютри.
  4. Данни складове в архитектурата на клиент-сървър.
  5. Специален софтуер на FSA, използван във връзка със склада за данни в мрежата клиент-сървър.

2. Измервания на ИТ решение

Процесът на търсене на подходящо внедряване на софтуер ще се разглежда в три "измерения": сложността на модела, организационното въздействие, интегрирането на системите , както е показано на фиг. Освен това е необходимо да се вземе предвид времето за разработване на модела, както и възможността за решаване на този проблем и наличието на необходимите ресурси. (Тези цифри не са отразени в фигурата.)

Фиг. 1. Измервания на ИТ решение



Сложността на модела PSA е пропорционална на броя функции в компонента PSA. От една страна, твърде много функции изискват неоснователно големи, скъпи данни. От друга страна, тяхната липса може да затрудни идентифицирането на основните източници на разходи (шофьори) за този вид дейност. Нивото на сложност се определя от разумния баланс между точността и цената на данните. Ценовите и търговските модели изискват голяма точност и, следователно, по-голяма сложност. Точно обратното, моделите за точност не са толкова важни за моделите на рентабилност на клиентите и затова те са много по-прости.

При разработването на проект на FSA най-добре е да се придържате към принципа "Не бъди глупав и опростен" (KEEP I T S implement, S tupid - KISS). Препоръчително е да започнете с модел, фокусиран върху една-единствена цел (например, да изчислите разходите за поръчки или продукти или да оцените доходността на клиентите), след това да използвате пилотните модели, да оцените и да проверите резултатите и след това да преминете към по-сложна фаза. С този структурен подход, обобщените функции се разглеждат първо, след това те се разделят на подфункции и само с времето има преход към сложни модели.

Второто измерение е организационното влияние, което определя как моделът ще бъде използван сред служителите на организацията. Например, ако FSA се разработва за финансовия отдел, тогава е достатъчно да се въведе софтуерно решение, базирано на електронни таблици. Тази опция обикновено е подходяща за еднократни пилотни проекти. Ако продуктът ще бъде използван от мениджъри, агенти по продажбите и обикновени служители, е необходимо мрежово решение или моделът трябва да се съхранява на централния мейнфрейм.

Изпълнението на проекта въз основа на организационното влияние е трудно да се извърши поетапно. Ако моделът е създаден за първи път в електронни таблици, а след това като самостоятелно приложение на компютъра и след това в мрежовата архитектура, разходите за време и материали може да не са оправдани. Ако от самото начало е очевидно, че приложението FSA ще се използва в цялата организация, е по-бързо и по-евтино да се разработят модели за мрежата клиент-сървър, отколкото за самостоятелния компютър. В повечето случаи решението се определя от наличието на необходимите ресурси (време, средства).

Третото измерение, което определя избора на технология, е интегрирането на системите . Той е тясно свързан с организационното влияние. На какво оборудване ще работи FSA моделът: на отделни персонални компютри, на мейнфрейма на компанията или в мрежата клиент-сървър? Колкото повече потребители ще работят с модела, толкова по-важна е интеграцията.

Изборът на технологии в зависимост от интегрирането на системите също зависи от степента на централизация на събирането, управлението и обработката на информацията. Изискванията за данните за прилагане на FSA са високи. Обикновено информацията трябва да се съхранява на един компютър и да се управлява централно (например IT отдела). Ако източниците на данни са разпределени в цялата фирма и тяхната подкрепа се предоставя от непрофесионалисти, тогава възниква проблемът с точността на информацията. В такива случаи често се нарушава надеждността на моделите и възниква въпросът дали те трябва да се използват за вземане на решения.

Както вече беше споменато, трябва да се вземе предвид и времето за развитие и наличност на необходимите ресурси. За да създадете модел в електронна таблица, се нуждаете от значителни времеви разходи и добър специалист, но минималната цена на софтуера и хардуера е минимална. Самостоятелното приложение на FSA ще изисква значителни първоначални разходи, но значително ще намали разходите за време и необходимостта от вътрешна поддръжка.

Като се има предвид използването на различни хардуер и софтуер за FSA, трябва да се има предвид "измерванията", илюстрирани на фиг. 1. Въпросът може да бъде поставен по следния начин: "дали да започнете от началната точка на графиката (прост модел, един потребител, електронна таблица на отделен компютър) и останете в нея или трябва да се движите надясно нагоре (комплексен модел, няколко потребители, интегрирана система) ? " След като сте решили всички тези въпроси за себе си, можете да изберете точно технологията, която е подходяща за всяка отделна компания.

3. Традиционни счетоводни системи

Понякога първата идея, която ви се струва при избора на технология за FSA, е да се използва традиционната (наследствена) счетоводна система на компанията. Той вече съхранява всички данни и генерира отчети за клиенти, продукти и поръчки. Това обаче не е подходящ метод за моделиране на FSA, тъй като повечето такива системи са предназначени за финансово, а не за управленско счетоводство. Финансовото отчитане включва изготвяне на отчети за висшето ръководство, акционери, кредитори и държавни агенции. Управленското счетоводство е предназначено за мениджъри. Анализът на функционалната стойност се отнася до управленското счетоводство. Това е методология за разпределяне на ресурсите към Pools на активите и след това разпределяне на разходите на обектите с разходи, използващи драйвери за разходите. Този подход не е поставен в повечето финансови счетоводни системи. Поради това се появи специален софтуер за FSA.

Някои доставчици на системи за финансово счетоводство си сътрудничат с разработчиците на софтуер за FSA. В резултат на това е възможно по-ефективно да се показват (внасят) данни от счетоводната система (главната книга) в приложението FSA. Програмодателят на FSA предоставя канал за прехвърляне на данни към системата за финансово счетоводство, поради което е възможно да се използва счетоводната програма, като от нея се внасят данните, необходими за стартиране на моделите FSA.

Софтуерът за функционален и анализ на разходите никога няма да замести напълно финансовата счетоводна програма, а традиционните системи рядко могат да осигурят логика за PSA. Може би в бъдеще системите за финансово счетоводство ще прилагат този метод, но в момента има много малко доставчици на пазара, които предлагат интегрирани решения за отчитане на финансовите и функционални и разходни анализи.

4. Запълване на "черна кутия"

Фиг. 2. Запълване на "черна кутия"



Авторът на статията предлага попълване на "черна кутия" (т.е. избиране на софтуер и хардуер), съсредоточена върху една от следните технологии:

  1. Решения, базирани на електронни таблици / Внедряване за самостоятелни персонални компютри.
  2. Специални софтуерни решения на FSA / Внедряване за индивидуални и мрежови компютри.
  3. Склад за данни / внедряване за мрежи клиент-сървър.
  4. Споделяне на софтуер и съхранение / внедряване на данни от FSA за мрежи клиент-сървър.

Комбинацията от софтуер и хардуер зависи от сложността на модела, организационното влияние и системната интеграция. Както вече беше споменато, при избора на технология е много важно да се разгледат наличните ресурси - време, способности и пари. С малък бюджет ще трябва да се ограничи до приложението в електронни таблици за компютъра и ако има големи средства, има смисъл да се реализира проектът FSA в мрежата клиент-сървър.

Независимо от това как се попълва черната кутия във всеки отделен случай, входните данни са еднакви (вж. Фигура 2). Паричните показатели от главната книга, съхранявани във финансовата счетоводна система, се прехвърлят към функционалните групи (бази за разходи за дейността). Информацията за ресурсите (броят на служителите, районите за продажба, оборудването и т.н.) идва от други източници: писмени документи, електронни таблици, оперативни бази данни и др. Данните за източниците на разходи (брой фактури, доставки и т.н.) идват от системата за финансово счетоводство или от други източници. За съжаление, когато се търсят данни извън счетоводната система, разходите за събиране на информация се увеличават и точността се намалява.

Точността на данните за ресурсите и носителите на разходи често може да се превърне в основен проблем при прилагането на метода на FSA. В идеалния случай цялата информация трябва да бъде във финансовата счетоводна система. След това можете да гарантирате точността на данните, тъй като и паричните, и непаричните показатели отговарят на същите стандарти за точност. На практика в счетоводната система се съхранява само ограничено количество информация. Поради това към данните от други източници трябва да се прилагат стриктни стандарти за измерване, за да се гарантира тяхната надеждност.

На изхода от "черна кутия", независимо от съдържанието му, информацията се представя във форма, която е удобна за вземане на стратегически и тактически решения. Отчитането (виж фигура 2) трябва да съответства на приетите в системите за вземане на решения формати, т.е. трябва да бъдат изпълнени:

  • цифрови и графични екрани и отчети,
  • консолидирано отчитане с подробности,
  • функции за вземане на проби от данни (парче и зарове);
  • средства за писане на нерегламентирани искания и отчети.

Всяка от описаните по-долу технологии отговаря на тези изисквания. Разликите са в цената и простотата на внедряване: това е колко лесно е да се изгради модел, да се търсят и обработват данни, да се създават отчети.

4.1. Електронна таблица за персонален компютър

"Черна кутия" може да бъде запълнена с електронна таблица (ЕТ) за персонален компютър (например Excel или Lotus 1-2-3). Това е най-евтиното решение по отношение на софтуера и хардуера, но отнема много време за разработване и въвеждане на данни. Ако вземете предвид всички разходи, то като цяло тази технология може да не е толкова евтина.

С помощта на ЕТ, за да приложите приложението FSA, първо трябва да създадете работна книга с няколко таблици. Всяка таблица ще опише конкретен бизнес процес (например: продажби, доставки, обработка на поръчки и т.н.). Ресурсите обикновено са посочени в други таблици, тяхната цена се внася от счетоводната система. Всяка таблица на процеса има своя собствена матрица за ресурсите и дейностите, която съдържа разходите за ресурсите (в редове) и тяхното разпределение по функции (в колони). Общата стойност на всяка функция (т.е. колоната) се изчислява и разделя на общия брой на източниците на разходи, т.е. за всяка функция разходите се изчисляват на единица. Матриците са свързани с таблиците на разходите за ресурси, а в таблиците с докладите на FSA от матриците се извличат данни за разходите по функции.

Програмирането на електронни таблици за FSA е доста отнемащо време: трябва да конвертирате и импортирате данни, да създавате формули, таблици за връзки, отчети за формати и графики. Някои клетки в таблицата са пълни с данни, импортирани от файлове в мейнфрейма (това често изисква помощ от персонала на техническата поддръжка, продавача на приложения или консултанта). Останалите клетки се попълват ръчно от други източници. Ето защо е необходим добър специалист по електронните таблици и значително време за развитие.

Приложението в електронна таблица (както на отделен, така и на мрежов компютър) дава възможност за моделиране, съхранение на големи количества данни и добра изчислителна мощ. Но по отношение на финансовите и времеви разходи създаването на такава система може да се окаже неефективно. Трябва да създадем модели от нулата. При оценяването на този вариант е необходимо да се вземат предвид всички разходи за внедряване - както за софтуер, така и за хардуер, както и за самото развитие.

Ако поставите описаната технология в графиката " Измервания на I / T решение " (вж. Фиг. 1), по двуосномерните измервания ще има ниски стойности по отношение на "сложността на модела", "организационното въздействие" и "системната интеграция".

На оста на "организационната структура" можете да се движите, премествайки се от модела за самостоятелен персонален компютър към структурата на мрежата. След това таблицата може да се съхранява на сървъра, докато много потребители от различни части на организацията ще се свържат с нея.

Въпреки това, по оста на "интегриране на системите" е малко вероятно да отиде далеч (както за самостоятелна, така и за мрежова версия). В мрежата таблицата е независим обект, който не е свързан със счетоводната система. Можете да импортирате файлове от финансовата счетоводна програма в таблица, но това не може да се нарече интеграция. Реалното интегриране на системите позволява непрекъснато сложно въвеждане на данни в приложението на FSA и извеждането на информация, отчети и запитвания, генерирани в основната информационна система или системата за подпомагане вземането на решения.

Освен това създаването на сложни модели в съвременните електронни таблици изисква много работа.

4.2. Специален софтуер за FSA

Тази технология за "попълване на черна кутия" включва създаването на специализиран софтуер за осъществяване на функционален и анализ на разходите. Приложенията от този клас осигуряват следните вградени функции:

  • Извличане и импортиране на данни от регистъра директно в модела на FSA.
  • Определете различни схеми за картографиране за разпределяне на средства от ресурси към функционални групи.
  • Проследяване на разходите от функционалните групи до разходите за обекти, от една група обекти до друга (например от продукти до поръчки или клиенти).
  • Преобразуване на формули, често използвани вместо времеви индикатори за изчисляване на времето за обработка.
  • Получаване на извадка от данни и искания за приходи и разходи (доходи за клиенти, депозити по територии, разходи по категории продукти и др.).
  • Генериране на предварително дефинирани и нерегулирани отчети.
  • Извършване на сценарии "какво да", за да се оцени как разходите и печалбите влияят върху някои промени в източниците на разходи.

В приложенията на FSA са вградени възможността за импортиране на данни от регистъра. След като се установи кореспонденцията (според определени отношения) между данните от счетоводната система и програмата FSA, изчисляването и актуализирането на модела FSA се свежда до просто натискане на бутон. Вносът на непарични показатели (например броят на доставчиците, броят на бизнес обажданията, обажданията за техническа поддръжка и т.н.) от бази данни на други (нефинансови) системи може да се извършва автоматично, благодарение на възможностите за събиране на данни. При сключването на споразумение за партньорство между софтуерни производители обменът на данни е значително опростен.

Софтуерът FSA обединява цялата логика на разпределяне на разходите по ресурси и свързване на източниците на разходи с функционалните групи. Това е необходимо за изчисляване на разходите по функции и за следене на функционалните разходи за предмета на разходите. В зависимост от това дали моделът използва счетоводни или икономически показатели, пълните разходи могат да бъдат съгласувани със счетоводните разходи. За счетоводителите тази възможност е много привлекателна.

Софтуерът в този клас има вградени възможности за отчитане, въпреки че те могат да се различават значително от продавачите до продавачите. Често отчитането е ограничено в основния софтуер, но допълнително се предоставят специални функции. Например, разработчикът на FSA може да осигури удобен интерфейс за по-мощни инструменти на компании като Cognos ( http://www.cognos.com ) или Brio Technology ( http://www.brio.com/ ), което позволява:

  • Извършвайте операции по вземане на проби на бази на PSA,
  • генерират отчети за клиенти, видове продукти, региони, продавачи и т.н.,
  • създаване на аналитични графики;
  • генерирайте отчети чрез плъзгане и пускане
  • Пишете нерегламентирани заявки към базите данни на FSA.

Чрезвычайно важно установить все требования к отчетам и запросам на раннем этапе выбора ПО для ФСА, и затем проверять продукт каждого из поставщиков на соответствие этим требованиям.

Если рассмотреть описанную выше технологию по всем трем измерениям, то ее показатели будут довольно высокими.

С помощью средств этого класса легко задаются сложные модели. В некоторые продукты встроен "мастер": он помогает оценить необходимость и возможность выполнения ФСА-моделирования, а также руководит поэтапным процессом создания модели. Некоторые поставщики проводят семинары по моделированию.

Почти все продукты без исключения реализованы в клиент-серверной архитектуре или на больших компьютерах (таких как IBM AS/400). За счет этого ФСА-модели можно использовать в рамках всей организации: как для подразделений расположенных в одном месте, так и для отделов и групп по всему миру. Как правило используется аппаратное обеспечение для локальных сетей и Internet.

Специализированное программное обеспечение для ФСА обычно представлено в виде отдельных приложений, которые могут работать самостоятельно или полностью встраиваться в финансовую учетную систему предприятия. В случае партнерства производителей, файлы данных учетной системы и ФСА-приложения могут быть полностью интегрированы.

Создается впечатление, что именно эта технология идеально подходит по всем параметрам: есть возможность создания сложных моделей, высокое организационное влияние, прекрасная интеграция систем и небольшое время на разработку. Но все эти преимущества требуют немалых денег. Само программное обеспечение вместе с модулями сбора данных и отчетности может стоить от 50000 до 100000 долларов. Если приходится прибегать к помощи консультантов фирмы-поставщика (что не всегда необходимо), то можно добавить еще такую же сумму. Семинары обходятся в 1500 - 2000 долларов за участника.

И все же эти расходы нужно соотнести с тем, насколько сокращается время на разработку. ФСА-приложения не требуют поддержки со стороны высококлассных специалистов и дополнительных ресурсов. Проекты, как правило, не затягиваются, интерес компаний к ним не пропадает. И что особенно важно, преимущества, связанные с соотношением прибылей и затрат, осознаются очень быстро.

4.3. Хранилище данных

Более крупные организации могут заполнить "черный ящик", используя технологию Хранилища данных (ХД). На техническом языке Хранилище данных представляет собой очень сложную СУБД. ПО Хранилища способно поддерживать очень большие объемы данных из различных источников, индексировать их и извлекать для анализа или отчетов. В качестве источников могут служить финансовые учетные системы организаций, внутренние операционные базы, внешние базы и Internet. Преимущество Хранилища заключается в том, что все данные содержатся в одном месте, универсально кодируются, находятся в статическом состоянии (т.е. не меняются постоянно, как это бывает в транзакционных системах) и легко доступны по всей организации.

Хранилища обычно реализуются отдельно от системы обработки транзакций. При этом используется свое клиент-серверное оборудование (например: IBM Netfinity или AS/400 сервер), свой набор клиентских ПК или терминалов. В результате, пользователи Хранилища быстро получают доступ к текущим данным.

ФСА-приложения могут разрабатываться в рамках Хранилища с помощью встроенных инструментов манипулирования данными. Эти средства универсальны, предназначены для управления БД, не адаптированы специально для ФСА-приложений. Подход к реализации ФСА-средств в рамках Хранилища данных чем-то похож на создание электронной таблицы "с чистого листа", если не учитывать более мощные средства манипулирования данными. Необходимо задавать связи и вычисления, реализовывать импорт данных (хотя он в большинстве Хранилищ очень прост), формировать отчеты, графики и т.п. Возможности Хранилища очень широки, кроме того, удобны для пользователя, но их надо грамотно применить для ФСА-приложения. Для описанной технологии показатели по всем трем осям (сложность, организационное влияние и интеграция систем) высокие. В этой среде нетрудно построить сложные модели, используя инструменты Хранилища и языки программирования. Так как ХД работает в клиент-серверной среде, то ФСА-модели доступны по всей организации. Хранилища связаны с транзакционными системами на мейнфреймах, следовательно, интеграция с внутренними и внешними данными осуществляется легко.

Стоимость аппаратных средств, необходимых для Хранилища, определяется стоимостью клиент-серверной сети. Серверы для ПК, где используется операционная система Windows NT, стоят около 10000 долларов, а большие серверы, такие как AS 400 могут потребовать от 20000 долл. и выше, в зависимости от дополнительных функций. Клиентское место определяется стоимостью ПК и затратами на сетевые карты/кабели. Стоимость Хранилища колеблется от 50000 до 100000 долларов, в зависимости от вида и числа модулей ПО.

В следующем разделе рассматривается конфигурация, где программное обеспечение для функционально-стоимостного анализа интегрируется в Хранилище данных в виде специальных аналитических средств.

4.4. Хранилище данных и программное обеспечение для ФСА

Фиг. 3. Совместное использование ХД и ФСА-приложения



На фиг. 3 показана связь между Хранилищем данных и ФСА программным обеспечением. ФСА-приложение может извлекать данные (например: информацию о ресурсах, функциональных затратах и носителях издержек) из Хранилища, или экспортировать в него свои данные (например, расходы по функциям). Детали такой разработки выходят за рамки данной статьи. Справа на рисунке показана возможность добавления в систему OLAP-процессора.

В этом случае Хранилище данных, ПО для функционально-стоимостного анализа и OLAP-инструменты - компоненты мощного комплексного ФСА-решения. Для этой технологии по всем измерениям (см. рис.1) показатели очень высокие.

Стоимость аппаратного обеспечения колеблется от 10000 до 20000 долларов, расходы на программные средства достигают 100000 долларов. Очевидно, этот вариант не реализуем для маленьких компаний и крупных фирм, где на информационные технологии выделяются небольшие средства. Однако реализовав такой проект, можно существенно расширить возможности по созданию сложных корпоративных моделей, организовать доступ к ним по всей организации и обеспечить полную интеграцию систем.

5. Заключение

В данном обзоре был рассмотрен широкий спектр разнообразных технологий, используемых для реализации ФСА. Помимо бюджета, возможностей и ресурсов компании, критериями выбора ПО являются: сложность модели, организационное влияние и интеграция систем. Для многих компаний до сих пор вопрос о выборе программных и аппаратных средств остается нерешенным. Надеемся, что статья поможет справиться с этой задачей.