Библиотека за управление

ИТ отделът е вашият стратегически партньор

AICPA | CIMA | CGMA списание Превод и адаптация Gleb Kolomiets, FinExecutive

Не е тайна, че водещите позиции във финансовите организации се задържат от хора, които са компетентни в своята област. Проблемите започват, когато мениджърът е изправен пред задачата да оптимизира работата в малко познатата сфера на информационните технологии. Как да установите сътрудничество с ИТ отдела и да получите най-добри резултати от него.

Започва с осем въпроса, от които отговаря ръководителят на ИТ. Имайте предвид, че нито един от въпросите не засяга технологията като такава.

Дали отделът има ясна представа за целите, стратегията и обхвата на компанията?

Често целите на ИТ отдела и целите на компанията са само косвено свързани. Това несъответствие се дължи на:

А) Неясно изразяване на целите на дружеството или липса на ясна декларация.
Б) Неспособността на ИТ отдела да мисли стратегически и да се адаптира към цялата линия на компанията.

Технологиите са инструмент, средство за постигане на настоящите цели, така че тяхното налично представяне пред персонала и своевременното информиране за промяната на курса е от решаващо значение.

Каква роля играе отделът в постигането на общите цели?

Поставете този въпрос на две:

  • Каква роля играе ИТ в постигането на целите на компанията?
  • Какви мерки са предприети от отдела за постигането на тези цели?

Често има проблем с неразбиране на ролята на отдела в дейността на организацията. В този случай ръководството на отдела трябва да съобщи своята стратегия и роля в общата кауза, избягвайки специална терминология, за да постигне компромис.

Какъв е планът на отдела за изпълнение на възложените му задачи?

Целите на ИТ отдела не са издълбани в камък. Най-малко веднъж годишно трябва да се прибегне до следното проучване:

  • Как се оценява потенциалът на инвестициите в ИТ?
  • Имате ли нужда от промени?
  • Какви технологични решения биха могли да помогнат на компанията?

Също така, два пъти в годината задайте следния въпрос:

  • Планираните мерки постигат ли си цел или общата методология изисква ли преразглеждане?

Всичко това ще помогне за оптимизиране на работата на отдела и планиране на бюджета приблизително до реалността.

Инвестициите в ИТ увеличават ли приходите на компанията?

С прости думи, ефективността на отдела трябва да бъде пропорционална на паричната награда. Освен това, всички инициативи на отделите, които помагат да се намалят загубите или да се увеличи рентабилността на едно предприятие, трябва да бъдат възнаградени пропорционално на финансовото им значение за компанията.

По-долу са представени четири начина на въздействие на ИТ отдела върху рентабилността на цялата организация:

  • Повишена производителност
  • Подобряване на качеството на човешките ресурси
  • Намаляване на риска
  • Най-пълно удовлетворение на исканията на клиентите

Можем ли да управляваме рисковете в ИТ областта?

Техническия отдел често се нуждае от помощ при разбирането на финансовите рискове, свързани с тяхната сфера. От друга страна ИТ отдела трябва да помогне на ръководството да разбере напълно потенциала за намаляване на тези рискове.

Ключови думи:

  • цена от
  • облага
  • рискове
  • ресурси
  • условия

Колко напълно осъзнаваме потенциала на наличните технологии?

Често компаниите имат технология, дори и без да знаят за тях и да не ги вземат под внимание. Липсата на ясна картина в представянето на управлението понякога води до комични резултати, но по-често води до увеличаване на разходите. Преди да предприемете каквито и да било мерки, уверете се, че всички, които участват в тяхното приемане, ясно представят какво се прави, защо и по какъв начин. Потребителят създава необходимостта и контекста на тази потребност, техническия отдел - начините за интегриране на новото решение и анализиране на възможните последици, всичко това за оптимално изпълнение на поставената от ръководството цел.

Решенията на отдела съответстват ли на стандартите на компанията?

Как разбирате, че ИТ отдела работи под приемливо ниво? Вътре в отдела това е невъзможно да се разбере, на различни нива, изискванията за ИТ отдела могат сериозно да се различават.

Често изискванията не означават време на престой и стабилно ниво на производителност на отдела, без да се навлиза в подробности. Ясното разбиране на спецификата на работата в ИТ може да се формира само от него, поради което постоянният диалог е от критично значение.

Има ли балансът при използването на вътрешни и външни ИТ ресурси?

Има много причини за аутсорсинг и облачни технологии. Решението за прибягване до външни ресурси следва да се разглежда от няколко гледни точки, включително по отношение на рисковете, стратегическото значение и финансовата ефективност. Често, въпреки всички предимства, които външните ресурси предоставят, е изключително важно да имаме винаги достъпен и надежден вътрешен персонал. Заслужава си инвестицията.

Приложимост в руската практика

Колко подходящи са тези въпроси, "създадени специално за установяване на по-тесен контакт между техническия отдел и ръководството на компанията", за руските компании?

Евгени Новак , Председател на Съвета на директорите на ГК "ИМПУЛС-ИВС"

Нашата организация работи и в областта на ИКТ индустрията, така че за нас всъщност автоматизацията има характер на "вътрешен". И длъжността отговаря за него, и се нарича - ръководител на вътрешната автоматизация. Нашата практика показа, че е възможно и необходимо да се решат проблемите на взаимодействието и сътрудничеството в ИТ сферата чрез взаимно сближаване.

От една страна, собствениците на основните и спомагателни процеси, както и техните водещи специалисти, трябва най-малкото на ниво потребител да знаят средствата за автоматизация (софтуер, оборудване), които се използват в компанията. Ние, по-специално, отдавна сме установили изискванията за квалификация за основната платформа за управление на ръководителя на човешките ресурси, главен счетоводител. И при изчисляването на своето времево плащане, това знание.

От друга страна, ИТ специалистите трябва да имат някакво обучение в тематичните области, които са ангажирани в информирането. Например, ръководителят на вътрешната автоматизация при нас е длъжен да получи сертификата на базата на управлението. По този начин има административно разпространение на клиенти и изпълнители в ИТ сферата, хората започват да използват обща терминология, да се разбират по-добре, да задават задача по-компетентно и да разбират крайните цели заедно. И при изчисляването на тяхното плащане на базата на времето тези знания се вземат предвид.

Изучаването на уебсайта на компанията е задължително за всички служители, изучаването на стратегията за 5 години е задължително за всички старши служители. Ние също така разработваме годишни и тримесечни планове на компанията, достъпът до които е достъпен и за всички висши служители. Задачата на групата за вътрешна автоматизация да подкрепя текущите дейности от гледна точка на ИТ, и по-конкретно - ефективно да внедрява нови инструменти и да подкрепя вече съществуващите. Планът на групата съдържа задачи за разработка (нови проекти, нови инструменти) и поддръжка (поддръжка, ремонт) задачи. Има някои елементи, които бих искал да заменя, но тук ИТ инициативите са ограничени от сегашните възможности на компанията и предложените решения, разбира се, отговарят на стандартите на компанията.

Работата с рискове е преди всичко работа с информация. Прогнозиране, анализ, оценка, планирана реакция на риска. Разбира се, по-добрите мениджъри получават информация (IT), толкова по-уверени са тяхната работа с рискове.

Ако говорим за въздействието на ИТ върху доходите, ролята на ИКТ, видовете ИКТ - трябва да направите това във връзка с определени видове икономическа дейност. Когато ИКТ е по-скоро инструмент на основните процеси - финансова дейност, търговия (особено електронна), някои видове обществени услуги и др. Където предимно спомагателни - строителство, селско стопанство, риболов и др. И е възможно да се оцени ролята на ИКТ за специфични системи, използвани в организациите. Така че счетоводната програма на онлайн магазина, като средство за спомагателен процес, ще спести от разходите за управление, но е малко вероятно да доведе до допълнителни приходи. Уебсайтът на магазина е по-бърз и по-удобен за определено увеличаване на броя на клиентите, подобряване на репутацията на доставчика и увеличаване на приходите. И така нататък. Най-добрият вариант е да се обмисли значението и ефекта на всяка отделна автоматизирана система (AC или ACS) в дадена индустрия. (Повече подробности - "Как да измерите ефективността на информационните и комуникационните технологии" )

Тимофей Шиколенков , директор "Маркетинг и бизнес развитие" "Аудиомания"

Ние се ръководим от процесите на разработване на ИТ от човек, който разбира едновременно в управлението, маркетинга и ИТ. Това означава, че човек, който разбира бизнес проблема и формира ТК програмисти, е един и същ. По-конкретно, никой не е планирал това. Но сега виждам, че това е единственият правилен начин. В края на краищата основната трудност е да се свържат тези две глави - мениджърът и ИТ човекът.

Тази организация на ИТ отдела е донесла плодове. Например, разработихме собствен CMS и CRM, а след това и останалите модули за функционирането на предприятието. Обикновено системата за покупка ви принуждава да промените процесите. Ние правим това рядко, което спестява време, ресурси и повишава ефективността. Въпреки това, обратната страна на това, което правим самите проекти за ИТ е рискът разработчикът да напусне и няма да има кой да подкрепя системата. Винаги имаме това предвид и затова компанията и нейните служители имат доверие и доверие, а всички работи са внимателно описани и документирани.

Андрей Азаров , главен технически директор eTutorium.ru

Основният проблем, който възниква при комуникацията с ИТ отдела и специалистите по-специално, е сложността на задачата, а именно "превеждането" на технически език и подробна спецификация и разработка. Следователно редица проблеми: нарушаване на сроковете, нестандартно или непълно изпълнение или дори фундаментално погрешно.

За да се справим с този проблем, въведохме 3 точки:

  1. Всички задачи се поемат изключително от ръководителя на ИТ отдела. Т.е. той ги приема, изисква изясняване на въпроси, уточнява, определя и впоследствие отговаря за условията. На нея също се включва "превод" на езика на технологиите.
  2. Внедрен метод на Scrum-гъвкав дизайн. С прости думи започнахме да прекъсваме големите задачи в малки, с контролни точки за внедряване. Това също направи възможно съкращаването на времето за изпълнение поради паралелното изпълнение на задачите. Това ни позволи да променим реда или да "кликнем" с спешни приоритетни задачи. В рамките на този метод провеждаме седмични срещи, в които обобщаваме резултатите от задачите и приспособяваме приоритетите за следващия период.
  3. Внедри онлайн система за управление на проекти. Тъй като в нашата компания има няколко проекта, всяка от тях има своя собствена стратегия и планове за развитие, много задачи с различни приоритети. Чрез тази програма успяхме да систематизираме задачите, да видим общата картина и състоянието на задачите за проекта.

Що се отнася до включването на ИТ специалисти в стратегията за развитие на компанията, това се случва всеки път, когато планирате нов функционален или проект, както и задаване на задачи. Много е важно да предадем каква цел преследваме, развивайки тази или тя функционална.

Нана Куликова , управляващ партньор на агенцията Руснетернетком

Необходимо е да наемете компетентен екип от ИТ отдели, който да бъде мост между вашия отдел и други отдели на компанията и, разбира се, управление. Такъв човек не трябва да има практически умения в програмирането или технологията. Той трябва да разбере процесите, техническия език, да има ярки лидерски качества и да бъде добър комуникатор и преводач на "ИТ езика" в "човешки".