Библиотека за управление

Оптимизиране на разходите за ИТ

Алексей Смирнов, ръководител на ИТ консултиране в BENEFFY Consulting
Списание за мениджмънт счетоводство и бюджетиране , № 3 за 2008 г.
      Повечето местни предприятия започват да осъзнават само значимостта на планирането и намаляването на разходите, свързани с използването на информационните технологии. Възниква естествено въпросът: какви организационни и технологични решения трябва да се използват за управление на тези разходи? Първоначалните разходи, свързани с покупката на компютри, са само върхът на айсберга. Как можем да разберем реалната стойност на разходите за съдържанието на информационната система?

Какво е TSO

Общата стойност на собствеността (TCO) е техника, разработена в края на 80-те години от Gartner Group за изчисляване на финансовите разходи за притежаването на компютри на платформата Wintel (MS Microsoft + Intel). Методологията бе усъвършенствана през 1994 г. от Interpose и преработена в пълноправен модел за анализ на финансовата страна на използването на информационните технологии.

Защо се нуждаем от специален метод? За да изчислим финансовите разходи за ИТ, нека вземем счетоводна книга (база данни) и да изберем записи, които по някакъв начин са свързани с информационните технологии - заплатата на служителите в ИТ отделите, придобиването на компютърно оборудване, компонентите за него, доставките и т.н. нататък.

От гледна точка на TCO, това са така наречените "преки" или "бюджетни" разходи. Но все пак има скрити финансови инжекции в съдържанието на "собствената" информационна система, разходите и загубите, свързани с нейното функциониране и т.н., и други подобни. Освен това, авторите на методологията на TCO твърдят, че тези разходи представляват основната част от общите разходи за собственост върху ИТ инфраструктурата. Тези разходи се наричат ​​"непреки разходи", а според многогодишната практика изчисленията на ПП надхвърлят посочените по-горе "преки разходи" с 3-5 пъти.

Това означава, че предприятията харчат много повече средства за поддръжката на своите информационни системи, отколкото предполагат. Защо това се случва и е възможно да се оптимизират разходите за поддържане на собствената ИТ инфраструктура?

Това са целите, преследвани от методологията за TCO. Но за да разберете как можете да управлявате разходите за поддръжка на ИТ инфраструктурата, първо трябва да разберете как се изчисляват.

Добър пример

За да разберем същността на методологията за изчисляване на общите разходи за собственост, нека да разгледаме като пример закупуването и експлоатацията на кола.

Колата може да бъде закупена в салона, като се плати определена сума. Това са ли всички разходи? Не - все още трябва да го застраховате, да издавате документи за собственост, да регистрирате колата в пътната полиция.

Всичко ли е добре? Можете да отидете.

Сега - оперативни разходи. Ясно е, че автомобилът се нуждае от бензин, масло, антифриз, течност в миялната машина. Какво друго? Е, може би трябва да плащате данъци върху превозни средства, определени от закона. Да. Периодично трябва да извършвате поддръжка. Променете тези или други "консумативи" (филтри, свещи, гуми, лампи на фарове и др.). Проверявайте веднъж годишно. Изглежда, че е всичко.

В рамките на методологията за TCO това ще бъде "преки разходи". Те могат да бъдат изчислени с достатъчна степен на надеждност предварително и прогнозирани за целия период на експлоатация на автомобила.

Сега нека изчислим "косвените разходи".

  • Колата може да се разпадне - както сама по себе си, така и от бензин с лошо качество или от ненавременна поддръжка. Трябва да го поправите сами (като прекарате времето си) или да го вземете в службата - за пари.
  • Колата може да попадне в злополука, да бъде счупена или открадната на спирка или на паркинг.
  • Пътните произшествия могат да навредят на здравето на водача, пътниците и всички останали участници в движението.
  • Случайно или умишлено нарушение на правилата за движение ще доведе до глоби, конфискация на шофьорска книжка или други неприятности.
  • Всички изброени по-горе инциденти ще отнемат времето и нервите ви. Ще закъснееш до мястото, където отиваш, срещите, сделките и договорите ще се съборят, почивката ще бъде съсипана, някой няма да бъде посрещнат от влака или самолета и т.н.

Очевидно е, че тези разходи могат да надхвърлят първоначалните разходи на автомобила няколко пъти. Някои от тях могат да се разглеждат и дори да се планират за бъдещето (поне по магнитуд), някои не могат да се очакват. Значителна част от тези "непреки разходи" директно зависи от вас - от стила на шофиране, работата на колата, спазването на правилата за движение.

Ще кажете - "Точно така! Пътният трафик е опасно нещо. Ето защо имам застраховка. И колата е гаранция за производителя на автомобили. " Прекрасна.

И сега - нека си представим, че ИТ инфраструктурата на вашата компания е колата, описана по-горе. Купуването на кола - първоначалните разходи за въвеждането на информационните технологии, текущите разходи - те са там, а там, механикът в автомобилната услуга е вашият ИТ отдел.

Пълна функционална аналогия. Само малка "но". Нямате нищо, което дори отдалечено приличаше на "автомобилна застраховка" - няма външни структури, които да ви застраховат срещу финансови рискове и евентуални загуби в ИТ сферата. Няма гаранция за цялата "кола", само за някои от нейните детайли - в рамките на ИТ инфраструктурата можете да получите гаранция от производителя само за отделни компоненти: компютри, принтери, мрежово оборудване и др.

Какви разходи отчита ТКО?

Надявам се, че разбирате горната аналогия. Сега нека видим какво, от гледна точка на методологията на TCO, се взема предвид при изчисляване на разходите за експлоатация на ИТ инфраструктура. Първо, ще анализираме "преките разходи":

  • Хардуер и софтуер:
    • Закупуване на оборудване - лаптопи, работни станции, сървъри, периферни устройства (монитори, принтери, скенери и др.), Устройства за съхранение, непрекъснати източници на електрозахранване, карти за разширение от всякакъв вид, мрежово комуникационно оборудване (концентратори, кабелна система, оборудване за сървърно помещение, климатичен контрол за него (ако има такъв).
    • Придобиване на софтуер - всички закупени и платени отделно софтуер, включително всички видове лицензи, абонамент за софтуерни актуализации.
    • Наем на компютърна, комуникационна и копирна техника.
    • Разходи за компоненти (допълнителна памет, твърди дискове, CD-ROM и др.) И консумативи (тонер касети за принтери и копирни машини, ленти и дискове за архивиране и др.).
  • Разходи за ИТ персонала:
    • Заплати на всички служители, занимаващи се с информационни технологии (включително лидерство).
    • Пътни разходи, свързани с ИТ персонала.
    • Обучение и сертифициране на персонала.
    • Аутсорсинг (плащане за ИТ услуги, предоставени от външни изпълнители).
  • Разходи за комуникационни канали, интернет услуги и електронен обмен на данни:
    • Абонаментна такса за интернет връзка и комуникационни канали между офисите, ако има такива.
    • Абонаментна такса за "Банк-Клиент", приложения за електронна търговия и др.
    • Съдържанието на уеб сървъра (ако се намира на сайта на доставчика), поддръжка на име на домейн, външни сървъри за електронна поща и т.н.
    • Плащане за отдалечен достъп до служители, работещи извън корпоративната мрежа.

Сега ще анализираме "косвените разходи". Официално тя трябва да включва всички разходи, свързани с експлоатацията на ИТ инфраструктурата, но без да има член в бюджета на предприятието. Съгласно съвременните концепции за изчисляване на общите разходи за собственост, тези разходи включват:

  • Самообучаващите се потребители да работят с компютъра си и набор от софтуер, да обучават колеги и да им помагат.
  • Самообслужване от потребителя на компютъра и набор от програми - архивиране, възстановяване след бедствие, програми за отстраняване на грешки, инсталиране на драйвери за нови устройства и др.
  • Използване на офис компютри и информационни системи за "работа отстрани", за развлечения, игри и др.
  • Схеми за корупция при закупуване на оборудване, компоненти и консумативи, поръчки.
  • Времето за престой в работата на информационната система като цяло или на нейните отделни части, свързани с:
    • недостатъчен капацитет (ниска наличност) или нестабилна работа на системните компоненти;
    • чака реакция от ИТ услугата;
    • планирано или непланирано (аварийно) спиране на системата или отделните й части.

Обикновено се приема, че всеки потребител на корпоративна мрежа прекарва най-малко 80 работни часа годишно (10 работни дни, 2 календарни седмици) за самообучение и за обслужване на техния компютър. Но практиката показва, че тази цифра може да бъде смело увеличена с един и половина до два пъти.

Изчисляването на "косвените" разходи за поддържане на ИТ инфраструктурата е доста сложно нещо. За да се вземат предвид всички горепосочени въпроси в рамките на методологията за TCO, е необходим цялостен одит на информационната система за предприятията. Какво първо трябва да търся?

  • Извършване на подробен анализ (одит) на ИТ инфраструктурата, идентифициране на пречките (недостатъчна надеждност, наличност или ниска производителност на някои компоненти на системата, липса на резервно копие, антивирусна защита, корпоративна информационна сигурност и т.н.)
  • Анализирайте всички неизправности и престой, които се случиха в мрежата за периода, който сте избрали, подчертавайки вниманието ви както върху причините, довели до спирането, така и върху действията за елиминиране. Ако е било планирано спирането (рутинна поддръжка, ъпгрейд и т.н.) - трябва да се определи дали работата е извършена в рамките на предварително съгласуван план, независимо дали те са завършени навреме.
  • Ако организацията разполага с централизирана услуга за компютърна поддръжка (Help Desk или Service Desk), трябва да анализирате скоростта на предаване на приложения за сервизна работа и да разберете причините, довели до забавяне на тяхното изпълнение. По принцип централизираната услуга за компютърна поддръжка трябва да функционира в рамките на международните стандарти (ITIL и / или CobIT). Правилната организация на такава услуга е ключът към ефективната работа.
  • Необходимо е да се установят стратегически партньорски отношения с няколко доставчици на хардуерни и софтуерни решения, компоненти и консумативи, които са най-удобни за вас. Този подход ще ни позволи да имаме една схема за гаранционно поправяне, планираното време за доставка на стоките и т.н. Работата с малък брой предпочитани доставчици може да премахне всички видове корупционни схеми, да получи официални бонуси и предпочитания като редовни клиенти.
  • Необходимо е да се сведе до минимум "специфичното разнообразие" на хардуера на корпоративната мрежа. Това означава, че трябва да изберете един производител за лаптопи и работни станции, сървъри, мрежово оборудване, копирни машини и копирни машини. Това ще позволи не само да се стандартизират процесите на поддръжка на такова оборудване, но и да се спестят значително компоненти и консумативи.
  • Част от най-типичните сервизни работи трябва да бъдат възложени на външни изпълнители - възложени на външни изпълнители. Например, ако имате няколко подобни PBX или Xeroxes във вашето предприятие, ще бъде много по-евтино да ги прехвърлите на трета страна, отколкото да запазите съответния специалист във вашия персонал. По същия начин се решава въпросът за обслужването на някои доста широко разпространени програми - "1C", "Sail" и т.н.
  • Да извършва сертифициране на персонала на предприятието по темата за компютърна грамотност и да проверява обявеното ниво на това при приемане на служители за работа. В трудовия договор (договор) следва да се въведе елемент, отнасящ се до отговорността на служителя за злоупотребата с канцеларски работни места и информационни системи.

Как да използвате техниката на TCO

Ефективността на методологията за TCO се потвърждава от времето - успешно се използва от повече от 20 години за анализ на сложни информационни системи. Към днешна дата одитът на информационните системи по стандартите на Gartner Group е един от най-използваните методи за разработване на препоръки за оптимизиране на ИТ разходите.

Дори една единствена оценка на общите разходи за притежание на ИТ инфраструктура може да подобри управлението на разходите, като по този начин увеличи ползите от използването на информационните технологии в предприятието. Ако отчитането на разходите за ИТ инфраструктурата се извършва редовно, това ще даде възможност не само да се оптимизират разходите за поддържане и развитие на информационните системи, но и да се приведе планът за развитие на ИТ инфраструктурата в съответствие с основните бизнес цели на компанията.

Методологията за изчисляване на общите разходи за собственост е добре документирана, разработен и продаван е специален софтуер (TCO Analyst, TCO мениджър, TCO Snapshot Tool и др.), Които позволяват да се вземат предвид всички описани по-горе показатели. Използването на такъв софтуер позволява изчисляването на TCO да се извършва самостоятелно.

Би било странно обаче да се предположи, че въпросите за проверката на функционирането на ИТ инфраструктурата и услугите ще бъдат възложени на съществуващия отдел за информационна поддръжка в компанията. За да се направи безпристрастно изчисление на всички разходи в рамките на изчисляването на общите разходи за притежание на ИТ инфраструктура, се препоръчва да бъдат поканени външни консултанти.

Професионалните консултанти, за разлика от "отдел" Информационна поддръжка ", не са заинтересовани страни, те не трябва да крият измами или неправилно изчисление - в този случай те ще действат като независими арбитри. Освен това, тези консултанти няма да трябва да разберат методологията за изчисляване на общите разходи за собственост, а в инструментите за изчисляване на това е тяхната специализация.

За ефективна работа по одита на ИТ инфраструктурата на предприятието е необходимо да се създаде работна група, която да включва външни специалисти и редица мениджъри от страна на предприятието на Клиента. Мениджърите от страна на Клиента трябва да са специалисти в приложни полета, свързани с бизнес процеси, настъпили в предприятието, и да изпълняват функциите на бизнес анализатори. Работната група задължително трябва да включва един от топ мениджърите на предприятието, който има правомощия да взема отговорни бизнес решения.

Резултатът от работата на такава работна група ще бъде план за реформиране на ИТ услугите за услуги, за модифициране (премахване на пречките) в ИТ инфраструктурата на предприятието. Окончателните документи ще бъдат плановете за разработване на информационни системи за близко бъдеще, включително препоръки за ИТ бюджета, както и редица вътрешни правила, регулиращи гореописаните производствени процеси.

Изчисляването на общите разходи за собственост (TCO), обработването на резултатите и изготвянето на препоръки за оптимизиране на разходите за ИТ инфраструктурата на предприятието е един от признатите инструменти за повишаване на ефективността на бизнес процесите и получаване на конкурентни предимства.