Библиотека за управление

Процедура за отваряне на клон

Татяна Сорокина
Unit-Consulting
Възпроизведено от книгата "Клонова мрежа: развитие и управление"
Издателска къща "Петър", 2007 г.

След приключване на всички подготвителни работи за маркетинговата ситуация в региона и набирането на персонал в новия клон, е необходимо да се организира началото на работата на клона. "Старт" на клона се препоръчва да се обърне специално внимание и да се осигури подкрепа от централата. Много компании подчертават отварянето на клона като отделен бизнес процес и формализират тази процедура с разпределението на термини, отговорности и изпълнители за процеса. Много внимание от централното управление към новия клон не е случайно. Дори и при системата за подбор и обучение на нови служители, създадена за браншовете, не всички технологии, особеностите на взаимодействието със специалистите в Централното управление, а не всички аспекти на установената практика и корпоративната култура могат да бъдат прехвърлени чрез програми за обучение и регулации. Най-ефективният начин за прехвърляне на бизнес процесите е чрез директна работа или стаж на работното място. Поради това повечето компании са разработили процедури за подпомагане на откриването на нови клонове.

В зависимост от сложността на бизнес процесите в новооткрития клон, финансовите възможности на компанията и редица други причини, се използват няколко метода за подпомагане на отварянето на регионалния блок.

1. Начален отбор. Той често се използва от компании с големи бизнес процеси, които изискват точно възпроизвеждане. Много търговски вериги магазини и ресторанти, както и фирми за търговия на едро и производство, които развиват директни доставки на дребно чрез клонове, използват този начин за отваряне на нови регионални единици. Технологията на отваряне включва работата на екип от няколко души, които дублират функциите на ключови мениджъри на браншове. Екипът започва да работи в региона няколко дни преди откриването на клона и придружава главния отбор за 1-2 седмици. Възможно е да се разшири времевата рамка за присъствието на отварящия екип в региона. Като правило командите за отваряне са мобилни екипи, които след пускането на устройството напускат следващия "обект". Когато два отбора работят едновременно - основният екип и отборът за отваряне в региона - има въпроси относно разпределението на отговорността между тях, един от ефективните начини за решаване, който е да назначи екип от централата (с право да подпише всички документи) на началния етап от водещия отбор. След края на работата на екипа се прави акт на приемане-прехвърляне на ръководството на отдела, който отразява всички недостатъци и проблеми в работата на звеното, както и условията за тяхното разрешаване.

Най-важните функции на отварящите екипи: настройване на бизнес процесите, формиране на корпоративна култура в отдалечено звено, решаване на всички "атипични" ситуации, характерни само за началния етап на отварянето на блока. Често, когато се отваря нов клон, е необходимо да се решават много проблеми и трудности, които не са свързани с основната работа на отрасъла, например подготовката и подписването на разрешения от външни организации (пожарникари, SES и др.). Взаимодействията с външни услуги могат ефективно да бъдат завършени с участието на служители от основния екип, които познават местните характеристики и евентуално имат връзки и с участието на специалисти от екипа за откриване, които имат богат опит и умения в решаването на такива проблеми.

Откривателният екип се състои от специалисти, които дублират ключови служители на клона, така че няма "стандарт" или "типичен" състав. В компанията, работеща на пазара на ресторанти, екипът за отваряне включва няколко инструктори, които "дублират" функциите на ключови специалисти по ресторантьорство: директор, заместник-директор, продуктов мениджър, магазин и 2 членове на екипа. Отварящият екип на друга търговска мрежа включва мениджър и четирима мениджъри, които отдавна са работили по мрежата. В процеса на подготовка на магазина за отваряне, всеки от тях отговаря за нейната посока: счетоводство, мърчандайзинг и дизайн на магазините, обучение на персонала и асортимент. Според психологическите характеристики служителите на отварящия екип са кризисни мениджъри, които са в състояние да се справят с различни проблеми на новия клон.

Когато се използва работата на отварящия екип, един от най-важните въпроси, които неизбежно ще възникнат пред организаторите на мрежата, е определянето на размера и характера на възнаграждението, изплащано на служителите на екипа. Един от основните принципи на изграждане на система за стимулиране - плащания за постигането на действителните резултати, първоначално от началната група, а след това и от клона, например, планирани данни за продажбите, за единица да излезе по график по отношение на възвращаемост, на печалба.

2. Отворете мениджъра . В момента е най-разпространената технология за отваряне на клонове. Използвани от едро и производствени компании, които отварят търговски клонове. Общият списък и подробно описание на бизнес процесите в тези компании обикновено не е широк, поради което един мениджър от централния офис е достатъчен за трансфер на технологии и подходи към организацията на бизнеса в отдела. Мениджърът от централата оставя, като правило, точно преди отварянето на клона и въвежда основния директор на клона в хода на делата. Често това не е специален специалист, а член на звеното за управление на отрасъла, което дълго време работи в компанията, или ръководителят на клоновата мрежа, който след откриването на клона се завръща да изпълнява основните си задължения. Работното време на отворения мениджър в региона рядко надвишава една седмица.

Най-важните функции на ръководителя на откриването, както и на отварящите екипи, са да се създадат бизнес процеси, да се формира корпоративна култура в отдалечено звено, да се решат всички "атипични" ситуации, които са характерни само за началния етап на отварянето на блока.

3. Екип на проекта за отваряне на клонове. Тази опция за отваряне на единици е най-евтиният, но в същото време не се прилага лесно. В основата му е проектният подход към ръководството на фирмата, поради което за ефективната работа на екипа на проекта е необходимо да се изработи план и да се идентифицират всички етапи на работа, да се изготвят необходимите документи, да се присъдят участниците в екипа на проекта. За всеки новооткрит клон се формира специална група от служители от централните офиси, участващи пряко в откриването. Лидерът на групата е ръководител на клоновата мрежа. Като правило, екипът на проекта започва да работи 0,5-1 месеца преди откриването на звеното, дълъг период се свързва с необходимостта от подготвителна работа на служителите в административното и икономическо звено, технологична подкрепа.

Пример. Групата за откриване на клонове на дружеството за търговия на едро и дребно включва мениджъри на отделите: правни, обществени, маркетингови, информационни и техническа помощ, финансов и персонал. Двама представители от всяка функционална единица участват в работата на групата: главата и служителя. В същото време всички ключови въпроси се решават от ръководителите на отдели, а ръководителите на работната група контролират само работата на отделните отдели.