Библиотека за управление

Бизнес без офис

Михаил Рибаков Бизнес консултант, бизнес треньор, психолог

Мисля, че всеки бизнесмен е загрижен за намаляването на фиксираните разходи. Съдържанието на офиса е забележим разход за повечето компании. Как да го направим без нея, ще говорим днес. Ще се докоснем и до въпроса за организирането на малък офис / домашен офис (SOHO: малък офис / домашен офис), което става все по-релевантно ден след ден, не само за малките предприятия.

Поради спецификата на работата на консултанта и обучителя, ние също прекарваме повечето време извън офиса (в клиента, на пътя, у дома), така че статията ни до голяма степен се основава на нашия опит.

Затова, за начало, нека да отговорим на въпроса защо се нуждаем от офис . Ето някои от неговите функции:

  • Работа за мениджъри и служители
  • Място, метод и средства за комуникация. В резултат на това - интеграцията на персонала, тъй като тя е офис за повечето служители, свързани с организацията
  • Метод за наблюдение на работата на персонала
  • Представителни функции
  • Място на официална регистрация на дружеството: юридически адрес

В същото време, офисът има редица недостатъци :

  • Високи фиксирани разходи, особено в престижни места
  • В големите градове - огромна загуба на време. Например в Москва пътят до него може да отнеме до 3 часа или повече, особено с кола
  • Демотивиране на квалифициран и творчески персонал: офисът създава усещане за рутина, скука, принуда.

Как да бъдем? Дали всеки има нужда и винаги се нуждае от офис? Няма едно правилно решение. Има обаче редица съображения, които можете да опитате сами, а може би и да оптимизирате бизнеса си.

От гледна точка на TRIZ ("Теорията за решаване на изобретени проблеми" - науката за изобретения, активно използвана в бизнеса: www.triz-chance.ru, www.triz-ri.ru, www.ariz.ru), идеалният обект - Което не съществува, но неговите функции са изпълнени. Нека видим в какви случаи и как можем да осъзнаем функциите на офиса без него.

Работа за мениджъри и служители

Първо, много малки фирми и структури за Мрежови услуги могат да работят без офис. На второ място, дори в голяма компания, е възможно да се отделят категориите персонал, които не могат да се появят поне част от работното време в офиса. Например, програмисти, дизайнери, агенти, работещи в "областта" консултанти и обучители.

Също така можете да влезете в възможността (частично) да работите извън офиса като награда за определени резултати от работата на служителя: за много от тях е много важно и за вас - спестявате на работното си място.

Отбелязвам, че много от идеите, описани в тази статия, са приложими не само за служители, които работят извън офиса, но и за ръководители на малки компании, които искат да наблюдават отдалечено своя офис.

Тук има няколко, но :

  • Функционалният трябва да позволява този режим на работа
  • Лицето трябва да бъде доста опитна и лоялна компания
  • Служителят не трябва да принадлежи към категорията "вечни мързеливи хора", които постоянно трябва да "ритат"
  • Необходимо е да се създаде ефективна система за комуникация и контрол, за която ще говорим по-долу
  • Ако е необходимо, служителят трябва да получи необходимите технически средства.

Място, метод и средства за комуникация. Интегриране на персонала

Това наистина е много важна функция на канцеларията и напълно лични срещи не могат да бъдат избегнати. Въпреки това, за да се намали значително техният брой е реалистично. Тук получаваме техническа помощ като телефони, ICQ, Skype (аудио-видео комуникация през интернет), сигурна корпоративна мрежа (VPN) и т.н., които позволяват на целия екип да бъде във връзка независимо от физическото местоположение. Например наскоро въведехме задължителни редовни аудио и видео конференции. Забелязвам, че Skype е напълно безплатна. Наскоро стана особено удобно да се използват всички тези инструменти (интернет е почти навсякъде, например чрез WiFi) и всеки ден става по-лесно.

И още един важен аспект. За компанията входящият телефонен номер е много важен, което той посочва в рекламата и кои клиенти и партньори се обаждат. И много често за много, дори големи организации, физическото движение означава съблекални, което значи загуба на значителни инвестиции. В продължение на няколко години е налице решение на този проблем, особено важно за работата на част от персонала на цялата централа.

Сега много компании (например https://www.mangotele.com/) предоставят "виртуален телефонен номер", след което посочвате кои телефонни номера (включително мобилни номера) да превключвате на повиквания. Ако първият е зает или не отговаря на определеното време, системата превключва на втората и т.н., е възможно да търсите чрез номерата в кръг. Между другото, номерът е многоканален. Естествено, можете да персонализирате гласовото поздравление, мелодията на изчакване и т.н., а също така всичко това може да бъде преконфигурирано незабавно чрез интернет. Можете да прехвърляте повиквания между номерата на служителите. Можете да получавате факсове. Има система от подробни статистически данни за всички разговори и т.н.

Каква техника е необходима за служител, работещ за всички офиси, зависи от позицията:

  • Мобилен телефон и изискване да се съхранява в работно време. Ако работата не е свързана с комуникация, тогава фирмата не трябва да я плаща
  • Лаптоп: като правило, той принадлежи на компанията. В него мобилният служител има всичко: контакти, документи и всичко останало. Всъщност това е неговото работно място
  • Джобен компютър (PDA): много полезно нещо за мобилния персонал. Изглежда - защо? В края на краищата има лаптоп. ККП обаче има редица ценни функции и свойства:
    • Тя е малка, може да се използва в транспорта и т.н.
    • В много случаи той напълно замества лаптопа: базата от контакти, дневника, интернет, поща, Word, Excel, PowerPoint - всичко това е синхронизирано с компютъра
    • Можете да го използвате като диктофон
    • Можете да четете книги и други материали, да гледате образователни филми, да използвате речници
    • И много, много повече. Не съм виждал работата си за няколко години без моя "малък секретар".
  • Понякога - диктофон, камера, мултимедиен проектор и други подобни, но това не е необходимо за всички.

Метод за наблюдение на работата на персонала

Възможно е да се създаде ефективна система за дистанционно управление. Първо, създайте система за мотивация, която насочва служителя към резултата.

На второ място, да създадете система за редовно отчитане, от която разбирате как работи един служител.

Трето, използвайте всички описани по-горе средства за комуникация.

Представителни функции

Това е мястото, където срещате вашите клиенти и партньори. Тук всичко зависи от дейността на компанията и тези съображения не са приложими навсякъде. Въпреки това, в нашия опит, срещите на територията на клиента или в ресторантите и кафенетата са по-ефективни. Освен това клиентът е доволен, че компанията ще се срещне с него и нейният представител е готов да дойде в кабинета си: отново в големите градове това е спестяване на времето на клиента. Често това е добра отправна точка за дългото сътрудничество.

Място на официална регистрация на дружеството

Правният адрес сега е по-строг. Все повече данъчната инспекция блокира текущата сметка на компанията за несъответствието на физическите и юридическите адреси. Така че, изглежда, най-малко един малък офис е все още необходим, ако работите официално.